月の予定を、生徒ごとに1枚にする
何人かの生徒を教えていると、振替が入った週に予定が重なったり、その月に何回教えたかが分からなくなったりすることがある。
月間スケジュールは、生徒ごとに、その月の授業の予定を1枚にまとめる表だ。
テンプレートの欄
| 欄 | 書き方 |
|---|---|
| 生徒名・対象月・講師名 | どの生徒の、何月の予定か |
| 第1回〜第4回 日付・時間・科目 | 回ごとに、日付・時間・科目を書く。1枚に4回分まで書ける |
| 月間メモ | 5回目がある月の予定、振替・欠席、保護者との連絡事項など |
入力したら「印刷 / PDF保存」で、紙かPDFにする。
振替と欠席の扱いを、先に決めておく
予定がずれた時の数え方を決めていないと、月末の請求の時に、先生と保護者で回数の考えが合わないことがある。契約の時に、次のことを決めておく。
1. 生徒の都合で休んだ時
振替にするか、1回として数えるか。何日前の何時までに連絡があれば振替にするか。
2. 先生の都合で休んだ時
振替の日をどう決めるか。
3. 振替の期限
いつまでに振り替えるか（例：翌月の終わりまで）。
4. 月をまたいだ振替
元の月と振り替えた月の、どちらの回数に数えるか。
決めたことは契約書に書いておく。このサイトの契約書テンプレートには、キャンセルの連絡の期限とキャンセル料の欄がある。
月末に、回数を数えて請求につなぐ
月末に、実際に教えた回数を表で数えて、月謝管理表と請求書に移す。保護者にも同じ表を見せておけば、回数を一緒に確かめられる。
まとめ
- 生徒ごとに、その月の授業の日付・時間・科目を1枚に書く（1枚に4回分まで。それより多い分は月間メモに）
- 生徒の都合・先生の都合で休んだ時の扱い、振替の期限、月をまたいだ振替の数え方を、契約の時に決めて契約書に書く
- 月末に回数を数えて、月謝管理表と請求書につなぐ