指導スケジュール表の書き方

指導スケジュール表は、生徒ごとの指導予定と実施状況をまとめる表です。家庭教師や個別指導では、予定した回数と実際に実施した回数がずれることが日常的に起きます。体調不良、学校行事、講師の都合。このずれをどう精算するかを先に決めておかないと、月末に必ず揉めます。表の目的は予定の共有ではなく実施回数の合意です。

指導スケジュール表の書き方 5ステップ

1. 生徒名・対象月・担当講師を記入する
2. 指導予定日・時間・科目を回ごとに記入する
3. 実施したら実施日と内容を記録する
4. 欠席・振替が発生したら、その理由と振替日を記録する
5. 月末に実施回数を確認し、保護者と共有する

記入項目の書き方

• 対象月：月謝の計算期間と一致させます。月をまたぐ振替の扱いも決めておきます。
• 予定日時：回ごとに日付・開始時刻・終了時刻。時間まで書くと延長の記録も残せます。
• 科目・単元：実施後に記入。指導報告書と対応させると進度が追えます。
• 実施・欠席：実施済み、生徒都合の欠席、講師都合の欠席、振替済み。誰の都合かで扱いが変わります。
• 振替日：いつに振り替えたか。未定なら「振替待ち」と記録します。
• 実施回数：月末時点の合計。月謝の根拠になります。

書き方の注意点

• 振替ルールを先に決める：「前日◯時までの連絡なら振替可」「当日欠席は1回消化」など、契約時に文書で合意しておきます。都度判断すると必ず不公平が生じます。
• 講師都合の欠席は必ず振替：生徒都合と講師都合を同じ扱いにすると、信頼を失います。講師都合は無条件で振替、と決めておくのが実務です。
• 月謝制と回数制で扱いが違う：月額固定なら実施回数が減っても返金しない契約が多く、回数制なら未実施分は繰越か返金になります。どちらの方式かを契約で明確にしておきます。
• 振替を溜めない：「そのうち」にすると学期末に消化しきれません。当月内または翌月内と期限を切ります。
• 保護者と共有する：月末に実施回数を伝えると、請求時の食い違いが防げます。表をそのまま渡す形が最も早い方法です。
• 特定商取引法との関係：期間2か月超・総額5万円超の契約では、中途解約時に実施済みの回数分を精算します。この表が精算の根拠になります。

よくある質問

Q. 当日欠席の場合、月謝はどうなりますか？
A. 契約で定めたとおりです。定めがない場合は争いになるため、契約書または規約に振替と欠席の扱いを明記してください。

Q. 振替が月をまたぐ場合はどう記録しますか？
A. 元の予定月と振替実施月の両方に記録し、どちらの月の回数に数えるかを決めておきます。

Q. テスト前に回数を増やしたいと言われました。
A. 追加分の料金と、その月の回数への算入方法を先に合意します。口頭のまま増やすと請求時に揉めます。