月謝管理表の書き方

月謝管理表は、生徒ごとの月謝の請求と入金を一覧で管理する表です。少人数のうちは記憶で足りますが、生徒が増えると必ず取りこぼしが出ます。管理表の要点は集計ではなく「誰の・何月分が・まだ入っていないか」が一目で分かること。入金済みを追うより、空欄が浮かび上がる形にしておくと未収を早期に発見できます。

月謝管理表の書き方 5ステップ

1. 対象月と講師名を書く
2. 明細の品目に、生徒名とコース（例: 山田さん 中2数学 週1）を書く
3. 数量に回数、単価に1回あたりか月額を入れて、金額を出す
4. 入金があった日と未入金の生徒を、備考に書き残す
5. 毎月末に未入金を確かめ、年度末に1年分をまとめて確定申告の資料として保存する

記入項目の書き方

• 対象月・講師名：例の「2026年4月分」のように、どの月の表かを書きます。
• 明細（品目・数量・単位・単価）：品目に生徒名とコース、数量に回数を入れます。教材費や講習費など、月謝以外の請求は行を分けると内訳が追えます。同じ名字の生徒がいるなら、学年も添えます。
• 合計：明細の金額の合計です。
• 備考：入金日・入金の方法（振込か手渡しか）・まだ入っていない生徒、「◯月分は休会」「兄弟割引」など金額が変わる理由を書き残します。入金日や未収を書く列は無いので、ここを使います。

書き方の注意点

• 未収は早いほど回収しやすい：1か月遅れなら連絡しやすく、何か月も溜まると言い出しにくくなります。毎月末に確かめる流れにしておきます。
• 領収書と収入印紙：月謝を現金で受け取って領収書を出す時、売上代金の受取書は記載金額が5万円以上なら印紙が要ります（5万円以上100万円以下は200円・国税庁 No.7105）。
• 消費税の扱い：非課税になるのは学校教育法の学校などの授業料で、家庭教師の指導料はこれに当たらず、消費税の課税の対象です（国税庁 No.6201）。
• 前受金：翌月分を先に受け取ったら、まだ指導していない分は前受金として分けておきます。
• 保存期間：白色申告の個人事業者は、帳簿を7年、請求書・領収書などの書類を5年保存します（国税庁 No.2080）。青色申告なら帳簿書類は原則7年で、請求書・見積書・納品書などは5年でよいとされています（No.2070）。

よくある質問

Q. 月謝の管理は表計算ソフトで十分ですか？
A. 生徒数が数十名までなら十分です。重要なのはツールより、毎月末に未収を確認する運用が回っているかです。

Q. 月謝が遅れている家庭への連絡はどうすればよいですか？
A. 督促ではなく確認の形にします。「◯月分のご入金が確認できておりませんが、行き違いでしたら申し訳ありません」と書けば、事務的に伝わります。

Q. 領収書は必ず発行しないといけませんか？
A. 支払う人は、支払いと引換えに受取証書の交付を求められます（民法486条）。求められたら渡します。

参考（2026年11月時点）：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書（国税庁）・No.6201 非課税となる取引（国税庁）・No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度（国税庁）・No.2070 青色申告制度（国税庁）・民法（e-Gov法令検索）