家庭教師の生徒受入フォーム（入会申込書）テンプレート（無料）

新しい生徒を受け入れる時に聞くこと

体験授業が終わり、保護者から「ぜひお願いします」と言われた。ここで何を聞くかを決めていないと、名前と学年と連絡先だけ聞いて、学校名や目標は後から何度も聞き直すことになる。

申込書を1枚用意しておけば、聞く事を毎回同じにでき、聞き漏れも減る。

テンプレートの項目

このサイトの生徒受入フォームテンプレートには、次の欄がある。

生徒の情報

氏名・学年・学校名・生年月日

保護者の情報

氏名・電話番号・メールアドレス・住所

学習の状況

現在の成績・苦手科目・得意科目・学習目標・志望校や目標

希望

希望の曜日・時間、その他の連絡事項

緊急時の連絡先など、欄にない事を聞く時は「その他連絡事項」に書いてもらう。

生徒受入フォームテンプレート（無料）
欄を埋めると、そのまま印刷・PDF保存できる。
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書面で受け取る時は、先に利用目的を示す

申込書で個人情報を受け取る時には、個人情報保護法の決まりがある。

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人であっても「個人情報データベース等を事業の用に供している場合は個人情報取扱事業者に該当する」としている（2-5）。そして、個人情報取扱事業者が「本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない」（法第21条第2項）。明示が要る例の1つめに、「本人の個人情報が記載された申込書・契約書等を本人から直接取得する場合」が挙がっている（3-3-4）。

明示とは「本人に対し、その利用目的を明確に示すこと」で、「内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法による必要がある」とされている。

例：申込書に添える一文
例として、「ご記入いただいた情報は、指導の計画、ご家庭との連絡、月謝の請求のために使います。」のように、何に使うかを申込書の上か下に書いておく。テンプレートには利用目的の欄が無いので、印刷した申込書に書き足すか、別の紙で渡す。

病気のことを聞く時と、子どもの情報の同意

病気に関わる情報：個人情報保護法の「要配慮個人情報」には病歴が含まれる。ガイドラインは病歴を「病気に罹患した経歴を意味するもので、特定の病歴を示した部分（例：特定の個人ががんに罹患している、統合失調症を患っている等）が該当する」と説明している（2-3）。要配慮個人情報は、決められた場合を除いて「あらかじめ本人の同意を得ないで」取得してはならない（法第20条第2項）。持病のことなどを聞く必要がある時は、何のために聞くかを伝えて、同意を得てから受け取る。

子どもの情報：生徒は未成年のことが多い。ガイドラインは「未成年者、成年被後見人、被保佐人及び被補助人が判断できる能力を有していないなどの場合は、親権者や法定代理人等から同意を得る必要がある」としている（2-16）。

受け取った後の保管

受け取った申込書やデータは、なくしたり、ほかの人に見られたりしないように保管する。個人情報取扱事業者には、「その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない」という決まりがある（法第23条）。

指導に要らない事は、はじめから聞かないのがいちばん確かだ。

指導で知った情報を秘密にする約束は、秘密保持契約書（NDA）の記事にまとめた。

まとめ