生徒受入フォームの書き方

生徒受入フォームは、塾や家庭教師が新しい生徒を受け入れるときに、必要な情報をまとめて聞き取る用紙です。項目を増やすほど正確になりますが、記入の負担が大きいと空欄だらけで戻ってきます。指導を始めるのに必須の項目と、後から聞けばよい項目を分けるのが、実際に埋まるフォームの作り方です。

生徒受入フォームの書き方 5ステップ

1. 生徒本人の情報（氏名・学年・学校名・生年月日）を聞く
2. 保護者の情報と、緊急時につながる連絡先を聞く
3. 現在の学習状況（成績・得意不得意・通塾歴）を聞く
4. 健康面で配慮が必要なこと（アレルギー・持病）を聞く
5. 個人情報の利用目的を明示し、署名をもらう

記入項目の書き方

• 生徒氏名・学年・学校：教材選定と学校の進度合わせに直結します。ふりがなも忘れずに。
• 緊急連絡先：指導時間帯につながる番号を優先順位つきで2件以上。自宅の固定電話だけだと届きません。
• 学習状況：直近の定期テストの点数、苦手単元、家庭学習の時間。初回の指導計画の材料になります。
• 通塾歴・併用：他塾や通信教育との併用があれば、宿題量の調整が必要です。
• 健康面の配慮：アレルギー、持病、服薬。長時間の指導や合宿がある場合は特に重要です。
• ご要望：保護者が何を期待しているか。「成績を上げたい」の中身（志望校か、勉強習慣か）を確認します。

書き方の注意点

• 利用目的を明示する：個人情報保護法により、取得時に利用目的を通知または公表する必要があります。「指導・連絡・請求のために利用します」とフォーム上に明記します。
• 要配慮個人情報は同意が必要：アレルギーや持病などの健康情報は要配慮個人情報にあたり、取得には本人（未成年なら保護者）の同意が必要です。
• 聞きすぎない：年収や家族構成など、指導に不要な情報は聞かないのが原則です。取得した情報は管理責任が発生します。
• 保管と廃棄：施錠できる場所に保管し、アクセスできる人を限定します。退会後は保存の必要がなくなった時点で確実に廃棄します。
• 年1回は更新する：学年・連絡先・成績状況は変わります。年度替わりに再確認する運用にすると情報が腐りません。

よくある質問

Q. 受入フォームはどのくらいの項目数が適切ですか？
A. 初回はA4で1枚に収まる程度が実用的です。詳しい学習履歴は面談で聞き取るほうが正確です。

Q. 個人情報の同意はどう取ればよいですか？
A. フォームの末尾に利用目的を記載し、「上記に同意のうえ記入します」として署名欄を設けるのが簡便です。

Q. 退会した生徒の情報はいつまで保管しますか？
A. 請求・会計の記録は帳簿として5〜7年保存が必要ですが、指導記録や健康情報は目的を達した時点で廃棄するのが原則です。