生徒受入フォームの書き方

生徒受入フォームは、塾や家庭教師が新しい生徒を受け入れるときに、必要な情報をまとめて聞き取る用紙です。項目を増やすほど正確になりますが、記入の負担が大きいと空欄だらけで戻ってきます。指導を始めるのに必須の項目と、後から聞けばよい項目を分けるのが、実際に埋まるフォームの作り方です。

生徒受入フォームの書き方 5ステップ

1. 生徒の氏名・学年・学校名・生年月日を書いてもらう
2. 保護者の氏名・電話番号・メールアドレス・住所を書いてもらう
3. 今の成績・苦手科目・得意科目と、学習目標・志望校を書いてもらう
4. 希望の曜日・時間と、その他の連絡事項を書いてもらう
5. 渡す前に、取った情報を何に使うか（利用目的）をはっきり示しておく

記入項目の書き方

• 生徒 基本情報：氏名・学年・学校名・生年月日。教材の選び方と、学校の進み方に合わせるのに使います。ふりがなも書いてもらいます。
• 保護者情報：電話番号は、指導の時間帯につながる番号にしてもらいます。緊急連絡先を書く欄は無いので、要るなら「その他連絡事項」に書いてもらいます。
• 学習状況・学習目標：直近の定期テストの点数、苦手な単元、志望校など。最初の指導計画の材料になります。「成績を上げたい」の中身（志望校か、勉強の習慣か）も聞きます。
• 希望曜日・時間・その他連絡事項：ほかの塾や通信教育との併用、配慮してほしいことなど。

書き方の注意点

• 利用目的をはっきり示す：本人から書面で直接個人情報を取る時は、あらかじめ利用目的をはっきり示します（個人情報保護法21条2項）。「指導・連絡・請求のために使います」とフォームに書いておきます。
• 健康のことを聞くなら同意を：健康のことを書く欄はありません。持病などの病歴は要配慮個人情報で（個人情報保護法2条3項）、取るには原則としてあらかじめ本人の同意が要ります（20条2項）。聞くなら、何のために聞くかを書いて同意を取ります。
• 聞きすぎない：年収や家族構成など、指導に要らない情報は聞かないのが原則です。取った情報は管理の責任が生じます。
• 保管と消去：鍵のかかる場所に保管し、見られる人を限ります。使う必要がなくなった個人データは、遅滞なく消すよう努めます（個人情報保護法22条）。
• 年に1回は直す：学年・連絡先・成績の様子は変わります。年度替わりに確かめ直します。

よくある質問

Q. 受入フォームはどのくらいの項目数が適切ですか？
A. 初回はA4で1枚に収まる程度が実用的です。詳しい学習履歴は面談で聞き取るほうが正確です。

Q. 個人情報の同意はどう取ればよいですか？
A. フォームの末尾に利用目的を記載し、「上記に同意のうえ記入します」として署名欄を設けるのが簡便です。

Q. 退会した生徒の情報はいつまで保管しますか？
A. 請求や会計の書類は税の決まりで保存します（白色申告の個人事業者は請求書などの書類5年・帳簿7年・国税庁 No.2080）。指導の記録や連絡先など、使う必要がなくなった個人データは、遅滞なく消すよう努めます（個人情報保護法22条）。

参考（2026年11月時点）：個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）・個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（個人情報保護委員会）・No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度（国税庁）