出金伝票の書き方

出金伝票は、現金で支払いをしたことを記録する伝票です。特に役立つのは、領収書を受け取れない支払い——電車賃、自動販売機、慶弔費などです。こうした支払いは、出金伝票に日付・支払先・内容・金額を書いておくことで、業務のための支出だったことを示す記録になります。そのためには、目的と相手が分かるように書くことが大切です。

出金伝票の書き方 5ステップ

1. 出金日と伝票番号を記入する
2. 勘定科目（必要なら補助科目）を選ぶ
3. 金額と支払先を記入する
4. 支払いの内容（摘要）を具体的に記入する
5. 起票者と承認者を記入し、承認を受けて保管する

記入項目の書き方

• 出金日：実際に支払った日。後日まとめて起票する場合も、日付は支払った日にします。
• 支払先：「◯◯鉄道」「◯◯商店」のように具体的に書きます。
• 勘定科目・補助科目：旅費交通費、消耗品費、接待交際費、諸会費など。補助科目は、支払先や用途で分けたいときに使います。
• 摘要：ここが最も重要です。「交通費」ではなく「◯◯社訪問のため　新宿→横浜　往復」のように、目的と経路を書きます。
• 金額：1円単位で正確に書きます。
• 起票者・承認者：本人だけで完結させず、別の人が確かめて承認すると、誤りや不正を防ぎやすくなります。

書き方の注意点

• 領収書を受け取れない支出の記録：電車賃、香典、自動販売機での購入など、領収書の発行を受けられない支出は出金伝票で記録します。目的と相手が具体的に書かれていることが前提です。
• 領収書の代わりにしない：領収書があるのに出金伝票で済ませる、摘要が「雑費」だけ、金額が不自然に大きい——こうした伝票は、支出の内容を説明しにくくなります。
• 慶弔費は補強資料を残す：香典や祝儀は領収書が出ません。案内状や会葬礼状、招待状を一緒に保管すると、支出の事実を裏づけられます。
• 小口現金と紐づける：小口現金から支払った場合、出金伝票の合計と現金残高が合うはずです。定期的に現金を数えて差異を確認します。
• 保存期間：帳簿書類として、法人は原則7年（欠損金額が生じた事業年度などは10年）、個人事業主は帳簿・書類の種類に応じて5年または7年の保存が必要です。

よくある質問

Q. 領収書をなくした場合も出金伝票で代用できますか？
A. 出金伝票に支払いの事実を記録しておきます。あわせて、相手に再発行を頼む、クレジットカードの利用明細を添えるなど、支払いを裏づける資料を残してください。繰り返すと記録の信用性が下がります。

Q. 出金伝票に上限額はありますか？
A. 金額の上限は社内の規程で決めておきます。高額な支出を領収書なしで処理すると、支出の内容を確かめにくくなります。

Q. 交通系ICカードの利用はどう記録しますか？
A. 利用履歴を印刷して出金伝票に添えておくと、経路と金額を確かめやすくなります。

参考（2026年10月時点）：国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間／国税庁 No.2070 青色申告制度／国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」