ウェルカムレターの書き方

このテンプレートのウェルカムレターは、家庭教師が新しく受け持つ生徒と保護者へ、最初に渡す挨拶の手紙です。読む側は不安を抱えている状態で読むということ。だから歓迎の言葉より、「次に何をすればよいか」が書かれていることのほうが、実際には安心につながります。

ウェルカムレターの書き方 5ステップ

1. 講師名と自己紹介を書く
2. 生徒名と保護者名を書く
3. 指導の曜日・時間と初回指導日を書く
4. 準備物と授業のルールを書く
5. 連絡方法（電話番号・メールアドレス・LINE ID）を書いて、初回の前に渡す

記入項目の書き方

• 講師名・自己紹介：長くしません。教える科目と、どんな授業をするかを2〜3行で。
• 指導曜日・時間・初回指導日：「◯月◯日◯時から」と、最初の1回を具体的に書きます。
• 準備物：教科書・学校のワーク・テストの答案など、初回に用意してほしい物を箇条書きにします。
• 授業のルール：休む時の連絡の期限、宿題の出し方など。キャンセルの扱いは、契約書や支払い同意書と同じ内容にそろえます。
• 連絡方法：電話番号・メールアドレス・LINE ID（任意）。困った時に誰に聞けばよいか分かるだけで、不安が減ります。

書き方の注意点

• 挨拶だけで終わらせない：「よろしくお願いします」だけの手紙は、読んだ直後に用がなくなります。初回の日時・準備物・連絡先とセットにして、初めて手元に残ります。
• 専門用語を使わない：塾の用語や教科の専門用語は、保護者には伝わりません。最初の手紙ほど平易にします。
• 長くしない：A4で1枚。初回はほかにも渡す書類があります。
• 手書きを一言添える：印刷した本文に、手書きの一行があるだけで受け取られ方が変わります。

よくある質問

Q. ウェルカムレターはいつ渡しますか？
A. 契約が決まって、初回の指導の前に渡します。

Q. メールでもよいですか？
A. 構いません。ただし初日に渡す紙の手紙は、机の上に残るという利点があります。

Q. 何を書けばよいか分かりません。
A. 自分が同じ立場だったとき、最初に何が分からなかったかを思い出します。それがそのまま書くべき内容です。