週報の書き方

週報は、1週間の進捗と課題をまとめて共有する文書です。日報が行動の記録、月報が傾向の分析だとすれば、週報は軌道修正のための文書。1週間は、ずれに気づいて直せるちょうどよい単位です。だから週報の中心は「やったこと」ではなく、予定と実際のずれと、それをどう戻すかになります。

週報の書き方 5ステップ

1. 対象週と氏名・部署を書く
2. 先週立てた予定に対する達成・未達を書く
3. 未達の理由と、その影響を書く
4. 今週判明した課題・リスクを書く
5. 来週の予定と、支援してほしいことを書く

記入項目の書き方

• 対象期間・部署・氏名：どの週の誰の報告かを書きます。
• 主な実績：先週の週報に書いた予定と照らして、やったことを書きます。進み具合は「順調」ではなく「設計70%完了（予定80%）」のように書きます。
• 課題・問題点：未達の理由（「時間が足りなかった」ではなく「先方の回答待ちで3日停止」）、今週見えてきた懸念、自分では解決できないので支援してほしいことを書きます。
• 来週の計画：具体的な作業と目標。これが翌週の照合の対象になります。

書き方の注意点

• 先週の予定と照合する：週報の価値はここに集約されます。予定を立てて振り返るサイクルがないと、書く意味がありません。
• 日報の要約にしない：日々の行動を並べても、上司は判断できません。ずれと、その原因だけで足ります。
• 悪い情報を早く出す：週報は問題を早期に共有する場です。遅れや懸念を隠すと、月報の段階では手遅れになります。
• 提出日を固定する：金曜夕方か月曜朝に固定します。バラバラだと読む側がまとめて確認できません。
• 日報と両方は求めない：日報・週報・月報をすべて課すと、書く時間が業務を圧迫します。役割が重なるなら削る判断も必要です。

よくある質問

Q. 週報と日報の両方が必要ですか？
A. 目的が重なるなら片方で足ります。日報で細かく記録しているなら、週報はずれと課題に絞ると負担が減ります。

Q. 進捗がない週はどう書きますか？
A. なぜ進まなかったかを書きます。待ちが発生している箇所が見えれば、上司が動ける材料になります。

Q. どのくらいの分量が適切ですか？
A. A4で半分程度です。読む側は複数人分を見るため、短いほど読まれます。