勤務表の書き方

勤務表は、実際に働いた時間を日ごとに記録する帳票です。目的は給与計算だけではなく、時間外労働が法律の上限を超えていないかを管理することにあります。2019年4月（中小企業は2020年4月）から罰則付きの上限規制が施行され、月45時間・年360時間を超える時間外労働は原則として認められません。勤務表はその管理の土台になります。

勤務表の書き方 5ステップ

1. 対象月・氏名・部署を書く（対象月は賃金計算期間に合わせる）
2. 日ごとに、日付・出勤・退勤の時刻と休憩（分）を書く
3. 出勤から退勤までの時間から休憩を引いて、勤務時間を出す
4. 法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えた時間、深夜（22時〜翌5時）、法定休日の労働は分けて数え、備考に書く
5. 月の時間外の合計を確かめ、上限に近づいていれば対策を取る

記入項目の書き方

• 対象月・氏名・部署：対象月は賃金計算期間に合わせます（毎月20日締めなら前月21日〜当月20日）。
• 出勤・退勤：実際に業務を始めた・終えた時刻を書きます。所定時刻を書き写すのは適正な把握ではありません。
• 休憩(分)：労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩が必要です（労働基準法34条）。
• 勤務時間：出勤から退勤までの時間から休憩を引いた時間です。出勤・退勤・休憩（分）を入れると、この画面で自動で入ります（退勤が出勤より前の時は、日をまたいだ勤務として数えます）。
• 備考：有休・欠勤などの区分のほか、時間外（法定労働時間を超えた分）・深夜（22時〜翌5時）・法定休日に働いた時間を分けて書きます。割増賃金の率は、時間外が25%以上（月60時間を超えた分は50%以上）、休日が35%以上、深夜が25%以上です（労働基準法37条・割増賃金の率を定める政令）。

書き方の注意点

• 時間外労働の上限規制：原則月45時間・年360時間。36協定の特別条項を結んでも、①年720時間以内 ②複数月平均80時間以内（休日労働含む） ③月100時間未満（休日労働含む） ④月45時間を超えられるのは年6か月まで、という上限があり、違反には罰則があります。
• 客観的な記録が必要：労働安全衛生法66条の8の3により、労働時間の状況はタイムカードによる記録、パソコン等の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法で把握し、その記録を3年間保存します（労働安全衛生規則52条の7の3）。
• 1分単位で計算する：1日ごとに、一定時間に満たない労働時間を一律に切り捨て、その分の賃金を支払わないことは労働基準法違反です。例外として、1か月の時間外・休日・深夜それぞれの合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げることは認められています（厚生労働省）。
• 保存期間：労働関係に関する重要書類として保存義務があります（労働基準法109条。改正で5年、当面の経過措置として3年）。
• 管理監督者も把握対象：労働時間規制の適用が除外される管理監督者も、健康確保の観点から労働時間の状況把握の対象です（労働安全衛生法66条の8の3）。深夜（22時〜翌5時）の割増賃金も、管理監督者に支払う必要があります（厚生労働省）。

よくある質問

Q. 勤務表と出勤簿は違いますか？
A. 呼び方の違いで、実質は同じ役割です。法定三帳簿としては「出勤簿」の名称が使われます。

Q. 自己申告制でもよいですか？
A. 原則は客観的記録です。やむを得ず自己申告による場合は、実態調査や、実際の在社時間との乖離の確認などの措置が必要です。

Q. 月45時間を超えたらどうなりますか？
A. 36協定の特別条項がなければ、月45時間を超える時間外労働はできません（労働基準法36条）。特別条項があっても、月45時間を超えられるのは年6か月までです。

参考（2026年10月時点）：労働基準法（e-Gov法令検索）・割増賃金の率の最低限度を定める政令（e-Gov法令検索）・時間外労働の上限規制 わかりやすい解説（厚生労働省）・労働時間を適正に把握し正しく賃金を支払いましょう（厚生労働省）・労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省）・労働安全衛生法（e-Gov法令検索）・労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）・労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために（厚生労働省）