提案書の書き方

提案書は、顧客の課題に対する解決策と条件をまとめて示す書類です。読まれにくい提案書は、自社の説明から始まっていることがよくあります。読み手が知りたいのは会社概要より「うちの何が、どう良くなるのか」です。相手の課題→解決策→効果→費用、の順に並べると、読み手が判断しやすくなります。

提案書の書き方 5ステップ

1. 提案日・提案先・提案タイトルを書く
2. 背景・課題を、ヒアリングで聞いた言葉で書く
3. 提案内容を具体的に書く（何をどう変えるか）
4. 期待効果を、算出の根拠とあわせて書く
5. 概算費用を書く（スケジュールや体制は提案内容に書き添える）

記入項目の書き方

• 提案タイトル：何を解決する提案かが一目で分かる言葉にします。
• 背景・課題：先方が言った言葉で書きます。「御社の課題は◯◯です」と決めつけると反発を招きやすいので、「◯◯とお伺いしました」の形にします。
• 提案内容：何をするかを、専門用語を避けて導入後の業務がどう変わるかで説明します。このテンプレートにはスケジュールや体制の欄がないため、契約から稼働までの流れ、先方にお願いする作業、担当者やサポート窓口もここに書き添えます。
• 期待効果：削減時間、コスト、件数などを、算出の根拠とあわせて書きます。根拠のない数字は信頼を損ないます。
• 概算費用：初期費用と継続費用を分けて書きます。オプションは別枠にします。

書き方の注意点

• 要約を先頭に：決裁者が全部を読むとは限りません。課題・提案・効果・費用が1枚で分かるページを冒頭に置き、詳細は後ろに回します。
• 自社紹介は後ろへ：会社概要や実績は判断材料ですが、冒頭に置くと売り込みに見えやすくなります。提案の後ろに回します。
• 先方の作業量を書く：導入には先方の手間もかかります。書かずにおくと、契約後に不満が出やすくなります。
• 費用対効果を計算して見せる：「年間◯時間削減 × 時給換算 = ◯円」と示すと、投資の判断がしやすくなります。
• 読む人に合わせる：担当者は機能や運用、決裁者は費用対効果とリスクを知りたいことが多いので、必要なら版を分けます。
• リスクと対策も書く：うまくいかない可能性に触れ、その場合の対応を書いておくと、判断の材料になります。

よくある質問

Q. 提案書は何ページくらいが適切ですか？
A. 読み手の時間に合わせます。要点を1枚にまとめ、本編は判断に必要な内容に絞ると、要点がぼやけません。

Q. 価格は最初に見せるべきですか？
A. 要約のページには概算費用を入れます。費用が分からないと、読み手は最後まで判断を保留したまま読むことになります。

Q. ヒアリングが不十分な状態で提案してもよいですか？
A. 課題がはっきりしないままの提案は、的を外しやすくなります。提案の前にもう一度聞くほうが、結果的に早く進むことがあります。