稟議書の書き方

稟議書は、会議を開かずに関係者へ順に回して承認を得るための書類です。決裁者は多数の稟議を短時間で見るため、「何を・いくらで・なぜ今・承認しないとどうなるか」が冒頭で分からないものは後回しにされます。内容の良し悪しを判断してもらう前に、まず判断に必要な情報が揃っていることが要ります。

稟議書の書き方 5ステップ

1. 件名を、承認してほしいことが分かる形で書く
2. 結論（何を承認してほしいか）と金額を最初に書く
3. 背景と、なぜ必要かを書く
4. 比較検討した他の選択肢と、選んだ理由を書く
5. 費用の内訳・スケジュール・想定リスクを書いて回付する

記入項目の書き方

• 起案日・稟議番号：後から探せるように番号を振ります。
• 件名：「◯◯システム導入の件（初期費用120万円）」のように、内容と金額を件名に入れます。
• 金額：初期費用と継続費用（月額・年額）を分けて書きます。継続費用が抜けていると、決裁する人が総額を判断できません。
• 起案理由：最初に、承認してほしいことを1文で書きます。続けて、なぜ今必要か（放置した場合に何が起きるか）、比較した他の方法と選んだ理由、いつまでに決裁が必要か、想定されるリスクと対処を書きます。比較の表などは別紙にします。
• 期待される効果：削減できる時間や費用など、できるだけ数字で書きます。
• 部署・氏名：起案者。問い合わせ先になります。

書き方の注意点

• 結論を先頭に：背景から書き始めると、何を承認するのか分からないまま読ませることになります。金額と結論を最初に置きます。
• 継続費用を必ず書く：初期費用だけ書いて月額を伏せると、承認後に発覚して信用を失います。年間総額と契約期間まで書きます。
• 決裁権限規程を確認する：金額により決裁者が変わります（例：50万円未満は部長、それ以上は役員）。宛先を間違えると回付が止まります。
• 事前に根回しする：稟議書は形式を整える手段であり、合意形成の手段ではありません。関係部署には事前に説明しておくと止まりません。
• 差し戻しの主な理由：①金額の内訳がない ②比較検討がない ③期限が書いていない ④効果が定量的でない。出す前に、この4つが書けているかを確かめます。

よくある質問

Q. 稟議書はどのくらいの分量が適切ですか？
A. A4で1枚が基本です。詳細な見積や比較表は別紙にして、本文は判断に必要な情報だけにします。

Q. 効果を数字で書けない案件はどうしますか？
A. 「削減できる時間」「防げるリスクの大きさ」など、間接的でも定量化を試みます。難しい場合は、判断材料として何を重視してほしいかを明記します。

Q. 電子稟議でも書き方は同じですか？
A. 同じです。むしろ画面で読まれるため、結論を先頭に置く重要性が増します。