依頼状の書き方

依頼状は、講演・執筆・協力・推薦などをお願いする書面です。引き受けてもらえるかは熱意ではなく、相手が判断できる材料が揃っているかで決まります。「何を・いつ・どのくらいの時間で・どんな条件で」が書かれていない依頼は、相手が返事を保留するしかなくなります。

依頼状の書き方 5ステップ

1. 日付と宛先（会社名・氏名）を書く（「様」は自動で付く）
2. 件名に、何のお願いかを書く
3. 依頼本文に、内容・日時・場所・対象・謝礼などを書く
4. なぜその方にお願いしたいのかを書き添える
5. ご回答期限と担当者（連絡先）を書いて送る

記入項目の書き方

• 件名：「セミナー講師のご依頼」のように、何のお願いかが分かる形に。
• 依頼本文：「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」の後に続く本文です。「日時」「テーマ」「対象」を行を分けて書くと、相手が判断しやすくなります。
• 依頼の理由：「◯◯のご著書を拝読し」など、その方にお願いしたい理由を本文に書きます。
• 謝礼・条件：金額、交通費の扱い、当日の拘束時間。書けない場合は「別途ご相談させてください」と書きます。
• ご回答期限：「記」の下に入ります。日付で書きます。
• 担当者：「人事部 佐藤（TEL: 03-1234-5678）」のように、連絡先も書きます。

書き方の注意点

• 負担を先に示す：所要時間、事前の準備、当日の拘束。相手が判断に使うのはここです。隠すと、引き受けた後に不信につながります。
• 断りやすさを残す：「ご都合が合わない場合はお気になさらず」の一文を添えます。
• 謝礼は明記する：「薄謝ですが」と濁すと、相手は判断できません。金額を書けない場合は「別途ご相談させてください」と明示します。
• 余裕を持って出す：講演や執筆は準備の期間が要ります。日程に余裕を持ってお願いします。
• 返事が来たら早く動く：承諾の返信をもらったら、詳細の連絡は速やかに。引き受けた側は次の情報を待っています。
• 断られた場合の対応：お礼を伝えて終えます。

よくある質問

Q. 依頼状はメールでもよいですか？
A. 日頃やり取りがある相手ならメールで構いません。面識がない方や目上の方への依頼は、書面のほうが丁寧です。

Q. 謝礼の相場が分かりません。
A. 同業他社や過去の事例を確認します。分からない場合は「ご希望をお聞かせください」と書くほうが、低く提示するより安全です。

Q. 断られたらどうすればよいですか？
A. 理由を深追いせず、お礼を伝えます。時期が合わなかっただけの場合もあるため、次の機会に改めて依頼できます。