委任状の書き方

この委任状は、総会に出席できない人が、代わりに議決権を使う人（代理人）を決めて出す書面です。印刷される文は「私は下記の者を代理人と定め、下記総会における議決権の行使を委任いたします。」です。だから大事なのは、どの総会かと誰に任せるかをはっきり書くことです。

委任状の書き方 5ステップ

1. 総会の案内で、日時・議案と、委任状の締め切り・出し先を確かめる
2. 総会名と開催日を書く
3. 代理人の氏名を書く（規約で代理人になれる人が決まっていれば、その中から）
4. 委任者の氏名と住所を書き、署名か押印をする
5. 締め切りまでに、決められた所へ出す

記入項目の書き方

• 総会名・開催日：「令和8年度 定期総会」のように、どの総会かが一つに決まるように書きます。任せるのは、その総会での議決権です。
• 代理人氏名：代わりに出席して議決権を使う人。空欄のまま出すと、誰に任せたのかが分かりません。議長に任せる形を団体が用意していれば、それに沿って書きます。
• 委任者氏名・委任者住所：任せる本人の氏名と住所。会員の名簿と同じ書き方にすると、本人の確かめがしやすくなります。署名欄には本人が署名か押印をします。

書き方の注意点

• 代理で議決権を使うことは法律にもある：認可地縁団体の総会に出席しない構成員は、書面で、または代理人によって表決ができます（地方自治法260条の18・規約に別の定めがあればそれに従う）。マンションの集会でも、議決権は書面または代理人によって行使できます（区分所有法39条2項）。株主総会では、代理権を証明する書面を会社に出し、委任は総会ごとにします（会社法310条）。
• 規約を先に確かめる：代理人になれる人や、委任状の出し方・締め切りを、規約や総会の案内で決めていることがあります。その決まりに従います。
• 白紙で出さない：代理人の欄が空欄のままだと、誰に任せたのかが分かりません。名前を書いてから出します。
• 議案ごとに賛否を決めたい時：議案ごとに賛成・反対を自分で決めたいなら、委任ではなく、書面で表決（議決権行使書など）する方法があるかを団体に確かめます。
• 出席の数に入る：マンションの集会では、代理人によって議決権を使った区分所有者は、出席した区分所有者の数に入れて数えます（区分所有法39条2項）。

よくある質問

Q. 委任状に決まった様式はありますか？
A. 法律で決まった様式はありません。団体が様式を配っているなら、それを使います。規約に委任状の出し方の決まりがあれば従います。

Q. 家族を代理人にできますか？
A. 規約で、代理人になれる人を決めていることがあります。まず規約を確かめます。決まりがなければ、家族を代理人にして、この委任状に名前を書きます。

Q. 委任状を取り消せますか？
A. 委任は、いつでも解除できます（民法651条）。総会の前に、代理人と団体の両方へ早めに伝えます。

参考（2026年11月時点）：地方自治法（e-Gov法令検索）・建物の区分所有等に関する法律（e-Gov法令検索）・会社法（e-Gov法令検索）・民法（e-Gov法令検索）