督促状の書き方

督促状は、支払期日を過ぎた代金の支払いを促す書面です。実務では段階を踏むのが基本で、①支払いのお願い（行き違いの可能性に配慮）②督促状（期限を切って請求）③催告書（法的手段を示唆）と強めていきます。最初から強い文面を送ると、単なる入金忘れだった場合に取引関係を壊します。

督促状の書き方 5ステップ

1. 発行日と宛先（会社名・担当者名）を書く（「様」は自動で付く）
2. 請求書番号と未払金額を書く
3. 当初のお支払期限を書く
4. 新しいお支払期限を、具体的な日付で書く
5. 会社名・部署・担当者（電話番号も）を書いて送る

記入項目の書き方

• 請求書番号：「INV-2026-0312」のように、どの請求か特定できる番号。複数あるなら全部書きます。
• 未払金額：「550,000円（税込）」のように。一部入金があれば、残りの額を書き、入金済みの額も添えます。
• 当初お支払期限：請求書に書いた期日です。
• お支払期限（再設定）：「◯月◯日」と具体的な日付で。「至急」だけでは動いてもらえません。
• 行き違いへの配慮：「本状と行き違いにてお支払い済みの場合は、何卒ご容赦ください」の一文は自動で入ります。
• 欄が無いもの：振込先を書く欄はありません。振込先が分からないことが理由の場合もあるので、担当者の欄の後ろや別の紙で添えます。
• 担当者：電話番号も書きます。支払えない事情がある時に相談できる先を示すと、連絡が来やすくなります。

書き方の注意点

• 督促と催告：法律上の呼び名の区別はありませんが、実務では、督促状＝支払いのお願い、催告書＝法的措置を視野に入れた最後の通知、と使い分けます。
• 遅延損害金：支払いが遅れた分の損害賠償は、利率の約束がなければ法定利率で計算します（民法419条）。法定利率は、令和8年4月1日から令和11年3月31日までは年3%です（民法404条・法務省）。請求するなら、起算日と利率を書きます。
• 時効に注意：債権は、権利を行使できると知った時から5年で時効にかかります（民法166条）。催告をすると6か月は時効が完成しませんが、その間に重ねた催告には、その効力がありません（150条）。
• 記録を残す：いつ・どの方法で・誰に督促したかを記録します。訴訟になった時に、放置していなかったことを示す資料になります。
• 取引を止める判断：未払いが続く相手に納品を続けると損失が広がります。契約の解除条項と、いつ止めるかの社内基準を決めておきます。

よくある質問

Q. 督促状は内容証明で送るべきですか？
A. 初回は普通郵便やメールで十分です。反応がない場合や時効が近い場合は、催告書として内容証明郵便で送ります。

Q. 何回督促しても払われない場合はどうしますか？
A. 支払督促（民事訴訟法382条）、60万円以下なら少額訴訟（368条）、通常の訴訟などの手続を考えます。その前に、催告書を内容証明郵便で送って記録を残す方法もあります。

Q. 遅延損害金は必ず請求すべきですか？
A. 取引を続けたい相手なら、初回は請求せず本体のみとするのが実務的です。回収を優先するか関係を優先するかで判断します。

参考（2026年11月時点）：民法（e-Gov法令検索）・令和8年4月1日以降の法定利率について（法務省）・民事訴訟法（e-Gov法令検索）