会員名簿の書き方

会員名簿は、団体に所属する人の連絡先などをまとめた一覧です。便利な反面、個人情報の集まりそのものです。名簿を活動に使っていれば、自治会・町内会・サークルなどの非営利の団体も個人情報取扱事業者にあたり、個人情報保護法の決まりを守ります（個人情報保護委員会の自治会向けの手引き）。

会員名簿の書き方 5ステップ

1. 名簿を何に使うか（利用目的）を決めて、会員に伝える
2. 要る項目だけを集める
3. 会員に書いてもらい、名簿を作る
4. 会員に配るなら、配ることを先に伝えて同意を得る
5. 保管の仕方と見られる人を決め、要らなくなったら消す

記入項目の書き方

• 団体名・更新日：更新日を書くと、どの時点の名簿かが分かります。古い名簿と取り違えないようにします。
• 氏名：同じ名字の会員がいる時は、フルネームで書きます。
• 住所：郵送や、地域の範囲の確かめに使うなら書きます。使わないなら集めません。
• 連絡先：電話番号かメールアドレス。両方が要るかを考えて、使わない物は集めません。
• 役職：班長・会計などの役。連絡の流れを決めるのに使います。
• 備考：入会日や班など。家族構成や勤務先は、活動に要らなければ書きません。

書き方の注意点

• 利用目的を伝える：会員に書面で書いてもらって集める時は、前もって利用目的をはっきり示します（個人情報保護法21条2項）。「会の運営、連絡、会報の送付のために利用します」のように申込書に書きます。
• 配るには同意が要る：名簿を配るなど、本人以外の人に個人データを渡す時は、原則として本人の同意が要ります（27条1項・個人情報保護委員会のよくある質問）。会員に配る名簿なら、利用目的と配る相手を示し、同意を得た上で書いてもらいます。
• 項目を絞る：生年月日・家族構成・勤務先などは、活動に要らなければ集めません。持っていない情報は漏れません。
• 安全に管理する：紙なら鍵のかかる所、電子ならパスワードをかけます。持ち出しの決まりと、役員が交代する時の引き継ぎ方も決めておきます（安全管理措置・23条）。
• 漏えいした時：個人の権利利益を害するおそれが大きい漏えいなどが起きたら、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が要ります（26条）。手順を決めておきます。
• 要らなくなったら消す：退会した会員の情報など、使う必要がなくなった個人データは、遅滞なく消すよう努めます（22条）。

よくある質問

Q. 町内会にも個人情報保護法は適用されますか？
A. 適用されます。名簿などを活動に使っていれば、営利か非営利かを問わず、自治会・町内会も個人情報取扱事業者にあたるとされています（個人情報保護委員会の自治会向けの手引き）。

Q. 名簿を紙で配ってもよいですか？
A. 配ることを示して、本人の同意を得ていれば配れます（個人情報保護委員会のよくある質問）。同意なく配ると、第三者提供の決まりに反するおそれがあります（個人情報保護法27条）。

Q. 会員から掲載を断られたらどうしますか？
A. その人の情報を名簿から外します。連絡は事務局が個別に行う運用にします。

参考（2026年11月時点）：個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）・自治会・同窓会等向け 会員名簿を作るときの注意事項（個人情報保護委員会 令和5年12月）・よくある質問 A4-18 自治会・町内会等が名簿を作成し配布する場合（個人情報保護委員会）