商談記録の書き方

商談記録は、顧客との打ち合わせ内容を記録し、次の一手につなげるための書類です。会議の内容を残す議事録と違い、商談記録の目的は受注に近づいたかを判断することです。話した内容を並べるより、課題・予算・決裁者・時期の4つがどこまで分かったかを記録すると、次に何を聞けばよいかが見えてきます。

商談記録の書き方 5ステップ

1. 商談日・顧客名と、出席者（先方の面談者と自社の同行者）を記入する
2. 議題を書く
3. 商談内容に、先方の課題と、予算・決裁者・導入時期の把握状況、こちらが伝えた内容と先方の反応を書く
4. 商談結果（合意したこと・保留になったこと）を書く
5. 次のアクション（誰が・何を・いつまでに）を決めて記録する

記入項目の書き方

• 出席者：先方の氏名・役職・部署と、自社の同行者を書きます。決裁権があるかを見極める材料になります。
• 商談内容（先方の課題）：相手の言葉のまま記録します。こちらの解釈に置き換えると、提案がずれやすくなります。
• 商談内容（予算・決裁者・時期・競合）：予算の目安と予算化の時期、最終的に誰が決めるか、いつまでに必要か、他社と比べているかを書きます。面談相手が決裁者とは限りません。
• 商談結果：その場で合意したこと、保留になったこと、先方の宿題を分けて書きます。
• 次のアクション：「誰が・何を・いつまでに」を書きます。ここが空欄だと商談が止まりやすくなります。

書き方の注意点

• 4項目を意識する：課題・予算・決裁者・時期。この4つが分かるほど、受注の見通しを立てやすくなります。分かっていない項目が、次の商談で聞くことです。
• 決裁者を早く確認する：面談相手が決裁者でないまま提案を重ねると、最後に振り出しに戻ることがあります。「ご決裁はどなたが」を早い段階で聞きます。
• 先方の言葉で記録する：「コスト削減したい」を「予算が厳しい」と書き換えると、意味が変わります。要約は解釈が入る作業です。
• 宿題を持ち帰りすぎない：その場で答えられることは答えます。持ち帰りが多いほど、次の接触までの時間が空きます。
• 個人情報の扱い：面談者の氏名や連絡先など、特定の個人を識別できる情報は個人情報にあたります（個人情報保護法2条）。共有範囲を決め、担当者の退職・異動時の管理も決めておきます。
• 失注も記録する：失注理由は次の提案の材料です。価格なのか、機能なのか、タイミングなのかを残します。

よくある質問

Q. 商談記録はどのくらいの分量が適切ですか？
A. 読み返して次の一手が決まる程度にまとめます。会話をすべて書き起こす必要はありません。

Q. いつ書くのがよいですか？
A. 商談の直後です。移動中でも要点だけ書き留めます。時間がたつと細部が抜けやすくなります。

Q. 上司に共有すべきですか？
A. 共有すると助言や同行の判断が得られます。特に決裁者に会えていない案件は、早めに相談すると進めやすくなります。

参考（2026年10月時点）：e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律（第2条）