照会状の書き方

照会状は、相手に事実の確認や情報の提供を依頼する書面です。在籍確認、取引状況の確認、事実関係の照会などに使われます。回答は相手の任意の協力で得るものなので、何のために・何を・いつまでに知りたいのかを明確にし、回答の手間を減らすことが大切です。

照会状の書き方 5ステップ

1. 日付と宛先（会社名・氏名）を書く（「様」は自動で付く）
2. 件名に、何についての照会かを書く
3. 照会事項を、番号を付けて具体的に書く
4. ご回答期限を書く
5. 担当者（連絡先）を書いて送る

記入項目の書き方

• 件名：「貴社製品の仕様に関するお問い合わせ」のように。
• 照会事項：「1. 製品Aの耐荷重」のように番号を付け、答えが一つに決まる形で書きます。何のために聞くのかも、最初に一言書きます。
• ご回答期限：相手の手間を考えて、余裕を持った日付にします。急ぐ理由があれば書き添えます。
• 担当者：「購買部 鈴木（TEL: 03-1234-5678）」のように、問い合わせ先を書きます。

書き方の注意点

• 個人情報を尋ねる場合：相手が個人データを第三者に渡すには、原則として本人の同意が要ります（個人情報保護法27条1項）。相手が答えられない照会もあることを前提にします。
• 回答を強制できない：法令に基づく照会（弁護士会の照会＝弁護士法23条の2 など）を除き、回答は相手の協力です。強い言い方で迫ると関係を損ねます。
• 回答しやすい形にする：選んで答えられる形にする、返信用封筒を付けるなど、相手の手間を減らします。
• 照会の記録を残す：いつ・誰に・何を照会し、いつ回答があったかを記録します。後から経緯を説明する必要が生じることがあります。
• 回答へのお礼：回答が届いたら、短くてもお礼を伝えます。

よくある質問

Q. 照会状に回答義務はありますか？
A. 法令に基づくものを除き、原則として任意です。相手が回答しないことを前提に、代替の確認手段も考えておきます。

Q. 在籍確認の照会に応じてもよいですか？
A. 在籍しているかどうかも個人データにあたることがあり、第三者に渡すには原則として本人の同意が要ります（個人情報保護法27条1項）。法令に基づく照会など例外にあたる時を除き、本人の同意を確かめてから答えます。

Q. 回答がない場合はどうしますか？
A. 期限の数日後に確認の連絡を入れます。それでも得られない場合は、他の方法で確認するか、確認できなかった事実を記録に残します。

参考（2026年11月時点）：個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）・弁護士法（e-Gov法令検索）