顛末書の書き方

顛末書は、起きた出来事の一部始終を事実として報告する書類です。反省や謝罪を含む始末書とは目的が違い、顛末書に求められるのは何が起きたかを正確に再現すること。だから謝罪の言葉はむしろ不要で、感情を入れるほど資料としての価値が落ちます。事故調査や保険請求、取引先への報告の一次資料になります。

顛末書の書き方 5ステップ

1. 報告日・発生日・部署・報告者を書く（宛先の欄は無いので書き添える）
2. 件名に、起きたことと発生場所が分かるように書く
3. 起きたことを時系列で並べる（判明している事実だけ）
4. 原因として確認できたことを書く（未確定なら「調査中」と書く）
5. 被害・影響と、再発防止策を書いて出力する

記入項目の書き方

• 報告日・発生日・部署・報告者：発生の時刻まで分かるなら、事実経緯の最初に書きます。
• 件名：何が起きたかが一目で分かるように。発生場所（施設名・部屋番号・工程名など）も入れると後から特定できます。
• 事実経緯：「◯時◯分、◯◯が◯◯した」の形で並べます。推測は「〜と思われる」と明示して事実と分けます。
• 原因：確認できた範囲のみ。分からないことは「現時点では特定できていない」と書くほうが誠実です。
• 被害・影響：被害の内容、金額、関係者。数字で書けるものは数字で。
• 再発防止策：既に実施したこと、これから実施すること、それぞれの期限を書きます。

書き方の注意点

• 始末書との違い：顛末書＝事実の報告（謝罪不要）／始末書＝報告＋反省・謝罪。求められているのがどちらか分からない場合は、指示した人に確認してから書きます。
• 事実と評価を混ぜない：「不注意だった」は評価です。「確認手順の3番目を実施しなかった」が事実です。後から読む人が自分で判断できる形にします。
• 断定を避けるべき場面：責任の所在が争いになりそうな事案では、確定していないことを断定的に書くと、その記述が不利な証拠として使われることがあります。
• 書き直しを想定する：調査が進めば事実関係が変わります。第1報・第2報と版を分け、いつ時点の情報かを明記します。
• 関係者の氏名：社外に出す可能性がある場合、個人名を伏せて役職で書く運用もあります。提出先を確認してから決めます。

よくある質問

Q. 顛末書に謝罪の言葉は入れるべきですか？
A. 不要です。謝罪が必要な事案なら、別途お詫び状を出すか、始末書として求められているかを確認してください。

Q. 原因が分からない場合はどう書きますか？
A. 「現在調査中」と書きます。推測で原因を書くと、後で違っていたときに報告全体の信頼が失われます。

Q. 顛末書と報告書は同じですか？
A. 報告書はより広い概念で、顛末書は「事故や問題の経緯」に絞った報告書の一種です。