挨拶状の書き方

挨拶状は、転居・異動・就任・開業・退職など、自分の状況が変わったことを知らせる書面です。共通する型があり、頭語 → 時候の挨拶 → 感謝 → 本題（何が変わったか）→ 今後のお願い → 結語で書きます。本題を先に書きたくなりますが、ビジネスの挨拶状では感謝を先に置くほうが収まりがよくなります。この様式は、頭語の「拝啓」、季節を問わない時候の挨拶（「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」）、結語の「敬具」が自動で入ります。

挨拶状の書き方 5ステップ

1. 挨拶の種類（就任・退任・転勤・開業・移転）を選ぶ
2. 日付と宛先を書く（「様」は自動で付くので書かない）
3. 挨拶文に、日頃の感謝と、何がいつ変わったかを書く
4. 今後のお願いを、挨拶文の最後に書く
5. 会社名・役職・氏名を書いて印刷する

記入項目の書き方

• 挨拶の種類：就任・退任・転勤・開業・移転から選びます。
• 日付：出す日を書きます。
• 宛先：後ろに「様」が自動で付きます。「お取引先各位」のように敬称で終えた時は、自動の「様」は付きません。
• 挨拶文：「拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」の後に続く本文です。「このたび 令和8年4月1日付をもちまして 代表取締役社長に就任いたしました」のように日付を入れて何が変わったかを書き、「今後とも何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます」などで結びます。
• 新しい連絡先：移転・転勤の時は、新しい住所・電話番号と、いつから使えるかを挨拶文に書きます。
• 会社名・役職・氏名：差出人です。就任の挨拶なら、新しい役職を書きます。

書き方の注意点

• 出す時期：変わったことが決まったら、早めに出します。遅れた時は、お詫びを一言添えます。
• 頭語と結語の対応：「拝啓－敬具」が一般的で、より改まるなら「謹啓－謹白」とされます。この様式は「拝啓－敬具」で決まっています。
• 句読点の扱い：就任・開業などの慶事の挨拶状では、句読点を打たない慣わしもあります。この様式の決まった文には句読点が入っています。
• はがきか封書か：改まった内容や目上の方へは、封書のほうが丁寧とされます。
• 個人情報に注意：移転・転居の挨拶状には新しい住所が入ります。送る先を決めて出します。

よくある質問

Q. 挨拶状はメールでもよいですか？
A. 社内や日常的な取引先ならメールで十分です。就任・開業・移転など改まった内容は書面が丁寧です。

Q. 時候の挨拶は必ず必要ですか？
A. 「前略」で始めれば省けますが、目上の方や公的な相手には入れるのが無難とされます。この様式は、季節を問わない「時下」の挨拶が自動で入ります。

Q. 退職の挨拶状はいつ出しますか？
A. 決まった時期はありません。社外へは、後任と引き継ぎの段取りが決まってから出すと、相手が困りません。