総会開催のご案内の書き方

総会開催のご案内（招集通知）は、総会の日時・場所・議題を会員に前もって知らせる書面です。この様式は町内会・自治会などの総会向けで、「拝啓」から始まるご案内の文が自動で入ります。いつまでに出すか、どう知らせるかは規約で決めるのが基本です。法人格を持つ認可地縁団体なら、地方自治法にも決まりがあります。

総会開催のご案内の書き方 5ステップ

1. 規約で、総会の招集の期限と知らせ方を確かめる
2. 総会名・開催日・開催時間・会場を書く
3. 議題を、決めたい議案ごとに具体的に書く
4. 団体名と会長名を書く
5. 出欠の返事や委任状が要るなら別の紙を添えて、期限までに配る

記入項目の書き方

• 総会名：「令和8年度 定期総会」のように、年度と種類（定期・臨時）が分かる名前にします。
• 開催日・開催時間：曜日を、配る前にカレンダーで確かめます。受付の時刻を知らせたい時は、議題の欄の最初などに書き添えます。
• 会場：「○○公民館 2階大会議室」のように、部屋まで書きます。
• 議題一覧：「第1号議案：令和7年度活動報告」のように、議案ごとに書きます。「その他」だけでは、何を決めるのかが伝わりません。
• 団体名・会長名：招集するのは誰かを示します。会長名は「会長 山田 太郎」のように役職を付けます。
• 欄が無いもの：出欠の返事の期限、委任状、決算書などの資料を書く欄はありません。要るなら別の紙を添えます。委任状は、委任状の様式で作れます。

書き方の注意点

• 認可地縁団体の決まり：認可地縁団体（法人格を持つ自治会など）は、少なくとも毎年1回通常総会を開き（地方自治法260条の13）、招集の通知は総会の日より少なくとも5日前に、会議の目的である事項を示して、規約で定めた方法でします（260条の15）。
• 通知した議題だけ決められる：認可地縁団体の総会では、規約に別の定めがない限り、前もって通知した事項についてだけ決議できます（260条の17）。決めたいことは議題に必ず書きます。
• 任意の団体は規約に従う：法人格の無い町内会などは、規約に書いた期限や知らせ方に従います。規約に無ければ、総会で決めておきます。
• 定足数を見積もる：規約に「会員の過半数の出席」などの決まりがあれば、委任状を含めて足りるかを、開催前に見積もっておきます。
• 株式会社の場合：株主総会の招集通知は、総会の日の2週間前までに発します。公開会社でない会社は、書面や電磁的方法で議決権を使えるようにした時を除き1週間前まで（取締役会を置かない会社は定款でさらに短くできる）です（会社法299条1項）。この様式は、会社の招集通知の記載事項に合わせた作りではありません。

よくある質問

Q. 招集通知はメールで送ってもよいですか？
A. 認可地縁団体は、規約で定めた方法で通知します（地方自治法260条の15）。規約にメールで知らせると書いてあれば、メールで送れます。任意の団体も規約に従います。株式会社では、書面で通知しなければならない場合でも、株主の承諾を得れば電磁的方法で発することができます（会社法299条3項）。

Q. 期限に間に合わなかった場合はどうなりますか？
A. 決議の効力を後から争われるおそれがあります。認可地縁団体なら、構成員全員の承諾があれば、書面または電磁的方法で決議する方法もあります（地方自治法260条の19の2）。株式会社なら、株主全員の同意で招集の手続を省けます（会社法300条・書面や電磁的方法で議決権を使えるようにした時を除く）。

Q. 委任状と議決権行使書の違いは何ですか？
A. 委任状は議決権の行使を他人に委ねるもの、議決権行使書は議案ごとに賛否を自分で示すものです。目的が異なります。

参考（2026年11月時点）：地方自治法（e-Gov法令検索）・会社法（e-Gov法令検索）