総会議事録の書き方

総会議事録は、総会で何が決まったかを残す書類です。この様式は町内会・自治会などの総会向けで、総会名・開催日・会場・出席者数・議案と決議結果・質疑応答・記録者を書きます。株式会社の株主総会議事録は、会社法で書く事項が決まっていて、この様式の欄だけでは足りません。

総会議事録の書き方 5ステップ

1. 総会名・開催日・会場を書く
2. 出席者数を、本人の出席と委任状などに分けて書く
3. 議案ごとに、決議の結果（賛成・反対の数か「全会一致」）を書く
4. 質疑応答や、反対の意見の要点を書く
5. 記録者を書き、規約で決めた人が署名か押印をして保管する

記入項目の書き方

• 総会名・開催日・会場：案内と同じ書き方にします。始まりと終わりの時刻も残したい時は、その他の欄に書き添えます。
• 出席者数：「45名（委任状含む78名）」のように、本人の出席と委任状・書面の表決を分けて書きます。規約の定足数を満たしたかを示す数字になります。
• 議案と決議結果：「第2号議案：会計報告 → 承認（賛成43、反対0）」のように、議案ごとに結果を書きます。
• その他・質疑応答：発言を全部書く必要はありません。質問と答えの要点や、反対の意見が出た時はその概要を書きます。
• 記録者：「書記 田中 次郎」のように、役職と氏名を書きます。

書き方の注意点

• 任意の団体は規約に従う：町内会などの議事録の作り方は、規約で決めます。誰が署名するか（議長・議事録署名人など）も規約で決めておきます。
• 残しておくと証拠になる：規約の変更・会計の承認・役員の選任を、後から示す記録になります。
• 株式会社の株主総会議事録：会社法では、議事録を作り（318条1項）、総会の日から10年間本店に備え置き、写しを5年間支店に備え置きます（318条2項・3項）。書く事項は、開催の日時と場所、議事の経過の要領と結果、出席した取締役などの氏名、議長の氏名、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名などです（会社法施行規則72条3項）。この様式は、その事項に合わせた作りではありません。
• 株主総会議事録の署名：会社法には、株主総会議事録への署名や押印の決まりはありません。取締役会の議事録は、出席した取締役と監査役が署名か記名押印をします（会社法369条3項）。
• 電磁的記録でも作れる：株主総会の議事録は、書面か電磁的記録で作ります（会社法施行規則72条2項）。

よくある質問

Q. 発言を一語一句記録する必要がありますか？
A. ありません。株主総会でも「議事の経過の要領」で足ります（会社法施行規則72条3項2号）。ただし反対の意見が出た時は、その概要を残しておきます。

Q. 議事録に押印は必要ですか？
A. 会社法では、株主総会議事録の押印は求められていません。町内会などは規約に従います。登記などで提出先から求められる場合は、その決まりに従います。

Q. オンライン開催の総会でも議事録は同じですか？
A. 同じ様式で残せます。会場の欄に実際の場所を書き、オンラインで出席した人がいたことを、その他の欄に書きます。株主総会なら、その場所にいない役員や株主が出席した方法も書く事項です（会社法施行規則72条3項1号）。

参考（2026年11月時点）：会社法（e-Gov法令検索）・会社法施行規則（e-Gov法令検索）