FAX送信票の書き方

FAX送信票（送信状）は、送る書類の1枚目に付ける案内文です。役割は3つ——誰から誰への文書かを示す、何枚送ったかを伝えて不着に気づけるようにする、誤送信のときに連絡先を示す。特に2つ目が重要で、枚数の記載がないと受け手は届いていない紙があっても分かりません。

FAX送信票の書き方 5ステップ

1. 宛先の会社名・担当者名・FAX番号を書く
2. 自分の会社名・担当者・TEL・FAXを書く
3. 送信日と件名を書く
4. 送信枚数を、この送信票を含めた数で書く
5. 通信欄に伝えることを書き、番号を確かめてから送る

記入項目の書き方

• 宛先（会社名）・宛先（担当者名）：「様」は自動では付かないので、「田中 様」のように書きます。
• FAX番号：宛先の番号を送信票にも書いておくと、誤送信の原因をたどれます。
• TEL・FAX：自分の番号。受信が乱れた時の問い合わせ先です。電話番号は必ず書きます。
• 送信日：時刻も通信欄に書くと、再送の判断がしやすくなります。
• 送信枚数（本票含む）：この送信票を含めた枚数を書きます。欄の名前に「本票含む」と入っています。
• 件名・通信欄：何を送ったか、急ぎかどうか、返信が要るか。「誤って受信された場合は、破棄のうえご連絡ください」の一文も通信欄に書きます。

書き方の注意点

• 枚数を書く：枚数があれば、受け手は足りない紙に気づけます。
• 送る前に番号を確かめる：押し間違いは誤送信のもとです。短縮ダイヤルの登録も、時々見直します。
• 個人情報を送らない：誤送信は取り返しがつきません。氏名・連絡先・健康の情報などを含む書類は、できるだけ別の手段を使います。
• 送信結果を確認する：送信レポートを印刷し、送信票の控えと一緒に保管します。「送った」と「届いた」は別です。
• 誤送信が起きたら：受け手に連絡して破棄を頼み、記録を残します。要配慮個人情報（病歴など）を含む個人データが漏れた時などは、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が要ります（個人情報保護法26条・施行規則7条）。

よくある質問

Q. 送信票は必ず付ける必要がありますか？
A. 義務ではありませんが、枚数と差出人が分からない文書は受け手が扱いに困ります。ビジネスでは付けるのが基本です。

Q. 総枚数に送信票は含めますか？
A. この様式は「本票含む」で数えます。含めるか含めないかを書いておかないと、受け手と数が食い違います。

Q. 受信確認の電話は必要ですか？
A. 重要な文書や期限が迫っているものは、送信後に一報を入れるのが確実です。

参考（2026年11月時点）：個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）・個人情報の保護に関する法律施行規則（e-Gov法令検索）