退職の挨拶の書き方

退職の挨拶は、お世話になった人へ退職を伝え、感謝を述べる文書です。押さえるべきは社内と社外で送る時期も内容も違うこと。社外には後任が決まってから、引き継ぎの見通しとセットで伝えるのが基本で、先に退職だけを伝えると相手を不安にさせます。退職理由を詳しく書く必要はありません。

退職の挨拶の書き方 5ステップ

1. 社内向けか社外向けかを決め、送る時期を決める
2. 最終出社日・氏名・所属部署を書く
3. 挨拶文に、在職中の感謝を具体的な出来事とともに書く
4. 後任者の名前と連絡先を書く
5. 退職後の連絡先を載せるかを決めて、送る

記入項目の書き方

• 決まった文：「このたび、一身上の都合により退職させていただくこととなりました」などの文は自動で入ります。理由はこれ以上書かなくて構いません。
• 最終出社日：退職日と最終出社日は違うことがあります。連絡が取れる最後の日を書きます。
• 氏名・所属部署：「営業部 第一課」のように、相手が分かる所属を書きます。
• 挨拶文：「入社以来5年間、多くの方々に支えていただき」のように、印象に残っている出来事を一言添えます。
• 後任者：「佐藤 花子（内線: 1234）」のように、名前と連絡先を書きます。社外向けには特に大事です。
• 退職後の連絡先（任意）：個人の連絡先を伝えるかは任意です。会社の決まりも確かめます。

書き方の注意点

• 社外は後任確定後に：退職だけを先に伝えると、取引先は引き継ぎを心配します。後任と引き継ぎの段取りが決まってから連絡します。
• 社内に送る時期：社内向けの一斉メールをいつ送るかは、上長と相談して決めます。
• 会社の許可を確認する：取引先への連絡は会社の顧客情報に関わります。誰にいつ何を伝えるかを上長と確かめてから送ります。
• ネガティブな内容を書かない：退職理由への不満や批判は、送った時点で記録として残ります。円満に終えるほうが、後の付き合いのためになります。
• 個人の連絡先の扱い：取引先へ個人の連絡先を伝えることを、禁じている会社もあります。前もって確かめます。
• 競業避止に注意：転職先を書く場合、競合先だと波風が立つことがあります。誓約書に競業避止の定めがある場合は特に慎重に。

よくある質問

Q. 退職の挨拶はメールと書面のどちらがよいですか？
A. 社内はメールで構いません。社外は、日頃メールでやり取りしている相手ならメール、改まった相手や長い付き合いなら書面が丁寧です。

Q. 転職先を書くべきですか？
A. 書く義務はありません。競合先の場合や、まだ公にできない場合は伏せて構いません。

Q. 返信が来たらどうすればよいですか？
A. 簡潔にお礼を返します。最終出社日以降はメールが使えなくなるため、その前に返信できる時間を確保しておきます。