予算書の書き方

予算書は、団体が1年間に使う予定のお金を、費目ごとに事前に示す書類です。町内会・自治会・PTA・サークルなどで作られ、総会での承認を受けて初めて執行できるのが原則。作り方の基本は前年の決算を土台に、増減の理由を説明できる形で積み上げることです。根拠のない数字が並ぶと、総会で説明に詰まります。

予算書の書き方 5ステップ

1. 前年度の決算（実績）を手元に置く
2. 支出の費目を、品目の行に1つずつ書く
3. 数量と単価を入れる（金額と合計は自動で出る）
4. 予備費の行を入れる
5. 収入の見込みと、前年度との違いを備考に書いて、総会に諮る

記入項目の書き方

• 団体名・年度：「令和8年度」のように書き、会計年度の始まりと終わり（例：4月1日〜翌年3月31日）は備考に書きます。
• 品目：「夏祭り 運営費」「防犯灯 電気代」のように、費目ごとに1行にします。決算書と同じ名前にすると、後で比べやすくなります。
• 数量・単位・単価：月ごとに払う物は「12（月）×5,000円」のように数量×単価で書きます。単位は「月」「個」などから選びます。一度に払う物は数量1、単位「式」にします。
• 金額・合計：数量×単価で自動で出ます。合計は支出の総額です。
• 備考：収入の見込み（会費・補助金・前年度からの繰越金）、前年度との違いの理由、予備費の使い方の決まりを書きます。
• 欄が無いもの：この表には収入の部と前年度の欄がありません。収入は備考に書くか、別の紙で示します。

書き方の注意点

• 前年度と並べて説明する：予算額だけでは、多いのか少ないのか判断できません。前年度の決算と比べ、差が大きい費目は理由を備考に書きます。
• 予備費を入れておく：予定外の支出に備える枠です。会長や会計の判断で使える範囲を、規約や備考で決めておきます。
• 繰越金が多い時の説明：繰越が積み上がっていると、会費が高すぎないかと問われます。目的別の積立として分けて書くと説明しやすくなります。
• 承認を得てから使う：予算は総会で承認を得るのが基本です。承認の前の支出や、予算を超える支出は、後から問題になります。
• 決算と並びを揃える：予算書と決算書で、費目の並びと名前を揃えます。揃っていないと、予算と実績を比べられません。

よくある質問

Q. 予算を超えて支出してもよいですか？
A. 原則は認められません。費目間の流用や予備費からの充当をどこまで認めるか、会則で定めておくと運用しやすくなります。

Q. 予算書に決まった様式はありますか？
A. ありません。この様式は支出の費目を並べる形です。収入の見込みと前年度との比較を備考などで添えると、総会で説明しやすくなります。

Q. 年度途中で大きな支出が必要になったら？
A. 予備費で賄えなければ、補正予算を組んで臨時総会または次回総会で承認を得ます。