回覧板の書き方

回覧板は、町内会や自治会で地域の連絡事項を各世帯へ順に回す仕組みです。掲示板と違い一軒ずつ手渡しで届くのが利点ですが、途中で止まると後の世帯に届きません。だから中身と一緒に、いつまでに回すか・最後にどこへ返すか・止まった時の連絡先を書いておきます。

回覧板の書き方 5ステップ

1. 発行日と発信元（自治会名・班名・会長名など）を書く
2. 件名を、中身が分かる形で書く
3. 内容を短く書く（詳しいことは別紙に）
4. 内容の最後に、回す期限・返す先・問い合わせ先を書く
5. 回す順と確認の印を付ける紙を添えて回す

記入項目の書き方

• 発行日：回し始める日。期限と合わせて、どこで止まったかの手がかりになります。
• 発信元：「○○町内会 会長 山田太郎」のように、誰からの知らせかを書きます。
• 件名：「5月15日 防災訓練のお知らせ」のように、件名だけで中身が分かる形にします。
• 内容：日時・場所・持ち物など要点を先に書き、詳しいことは別紙にします。最後に「◯月◯日までに次のお宅へ」「最後は班長宅へ返してください」と書きます。
• 欄が無いもの：回す順と、確認の印・日付を書く欄はありません。世帯の順と確認欄を書いた紙を添えると、どこで止まったかが分かります。

書き方の注意点

• 個人情報を載せない：回覧板は班の全世帯の目に触れます。特定の世帯の電話番号・家族構成・訃報の詳しいことなどは載せません。載せるなら、本人に確かめてからにします。
• 止まる前提で書く：旅行・入院・長い留守は起こります。「ご不在の場合は次のお宅へお回しください」と書いておくと、1軒で止まりにくくなります。
• 期限を過ぎたら確かめる：戻らない時は、班長が確認欄の最後の日付を見て、その次の世帯へ声をかけます。
• デジタルで回す方法も：アプリやメッセージで回す方法もあります。紙が要る世帯にも届くように、両方の手段を考えます。
• 回覧板そのものの管理：ファイルやバインダーは班で共有する備品です。壊れた時の連絡先も決めておきます。

よくある質問

Q. 回覧板を読まずに次へ回してもよいですか？
A. 確認印は「見た」ことを示すものです。読まずに押すと、必要な連絡が届かないまま進みます。

Q. 長期不在にする場合はどうすればよいですか？
A. 前もって班長へ伝え、その間は順から外してもらいます。戻ったら、回ってきた知らせを見せてもらいます。

Q. 回覧板への参加は義務ですか？
A. 回し方や参加の仕方は、自治会ごとの決まりで決めます。防災など暮らしに関わる知らせも回るので、回すのが難しい事情がある時は、班長に相談して受け取り方を決めます。