名刺の書き方

名刺は、初対面で自分と会社を伝える道具です。載せられる情報は限られるため、何を載せるかより何を載せないかが設計になります。連絡してほしい手段を絞り、覚えてほしいことを1つに決めると、渡した後に効く名刺になります。あわせて、受け取った名刺は個人情報で、整理の仕方によっては個人情報保護法の決まりが掛かります。

名刺の書き方 5ステップ

1. 会社名と役職（部署）を書く
2. 氏名と、読みが伝わるローマ字を書く
3. 連絡してほしい電話番号とメールを1つずつ書く
4. 住所とURLを書く（要らなければ空けておく）
5. 印刷して、字の大きさや欠けがないかを確かめる

記入項目の書き方

• 氏名：いちばん大きく出る所です。読み間違えられやすい名前は、ローマ字の欄で読みが伝わります。
• ローマ字：「Taro Sato」のように。海外の相手にも読める形にします。
• 会社名：「株式会社」は略さずに書きます。個人事業主は屋号を書きます。
• 役職：「営業部 課長」のように、部署と役職をまとめて書きます。社内だけの呼び名は、相手に伝わりません。
• 電話・メール：欄は1つずつです。代表番号と直通のどちらを載せるか、個人のメールか窓口のメールかを決めて書きます。
• 住所・URL：訪ねてきてもらう可能性がある所の住所を書きます。URLは会社や事業のページを書きます。

書き方の注意点

• 情報を絞る：連絡してほしい手段を決めて、それを載せます。たくさん載せると、どこに連絡すればよいか迷わせます。
• 受け取った名刺は個人情報：名刺の情報を業務用のパソコンの表計算ソフトなどに入力・整理していると個人情報データベース等にあたり、安全管理の措置などの決まりが掛かります（個人情報保護法23条など）。自分の名刺入れに、他人には検索しにくい自分だけの分け方で入れているだけなら、あたらないとされています（個人情報保護委員会のガイドライン）。
• 名刺交換で得た情報の使い道：名刺交換で受け取った情報を、今後の連絡や、会社の宣伝の冊子・メールを送ることに使うなら、取得の状況から利用目的が明らかなので、利用目的の通知は要らないとされています（同ガイドライン）。
• 広告のメールを送る時：名刺のように書面でメールアドレスを知らせてくれた相手には、前もって同意をもらっていなくても広告のメールを送れます（特定電子メール法3条1項2号・施行規則2条）。ただし、送らないでほしいと言われたら送れません（3条3項）。送信者の名前と、断る時の連絡先も表示します（4条）。
• 肩書きは対外的な言葉で：「チーフエバンジェリスト」のような社内呼称は、相手に役割が伝わりません。併記するか、平易な表現にします。
• 退職時の扱い：自分の名刺は破棄します。受け取った名刺は、会社の決まりに従って引き継ぐか処分します。私的に持ち出さないことです。

よくある質問

Q. 名刺に顔写真を入れるべきですか？
A. 覚えてもらいやすくなる利点があります。ただし、この様式には写真を入れる欄がありません。

Q. 個人事業主はどんな肩書きを書けばよいですか？
A. 「代表」などと書きます。屋号があれば、会社名の欄に屋号を書きます。

Q. 受け取った名刺は捨ててよいですか？
A. 個人情報として適切に廃棄します（シュレッダーなど）。会社の資産として管理している場合は、社内ルールに従ってください。

参考（2026年11月時点）：個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）・個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（個人情報保護委員会）・特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（e-Gov法令検索）・特定電子メールの送信の適正化等に関する法律施行規則（e-Gov法令検索）