仮払申請書の書き方

仮払申請書は、出張費や資材の購入費など、支出が先に発生する用事のために、会社からあらかじめお金を受け取るための申請書です。自分で立て替えて後から返してもらう「立替払」と違い、仮払は会社のお金を預かっている状態です。使い切らなかった分は返し、精算するまでは帳簿上「仮払金」として残ります。

仮払申請書の書き方 5ステップ

1. 申請日・申請番号と、部署・氏名を記入する
2. 使用目的を具体的に書く（用途・訪問先・期間）
3. 必要な金額を内訳（交通費・宿泊費・日当など）ごとに見積もり、合計を仮払希望額に書く
4. 使用予定日と精算予定日を書く
5. 上長の承認を得て経理へ提出し、用事が終わったら精算予定日までに精算する

記入項目の書き方

• 使用目的：「◯◯社訪問の出張費」のように、後から見て支出の必要性が分かるように書きます。
• 内訳：交通費・宿泊費・日当などに分けて書きます。総額だけだと、精算のときに差額の理由を説明しにくくなります。
• 仮払希望額：内訳の合計と一致させます。
• 使用予定日：いつ使うかを書きます。支給が間に合うよう、余裕を持って申請します。
• 精算予定日：社内の規程で決めた期限に合わせて書きます。空欄にすると、仮払金が精算されないまま残りやすくなります。
• 受取方法：このテンプレートには欄がないため、振込先などは社内の手順に従って伝えます。

書き方の注意点

• 立替払との違い：仮払＝先にもらう／立替＝自分が先に払う。仮払は会社のお金を預かるため、私的に使い込むと業務上横領（刑法253条）に当たるおそれがあります。
• 精算期限を守る：精算の期限は社内の規程で決め、その期限までに精算します。
• 残金の返却：使い切らなかった分は返します。次の出張に繰り越すと、どの支出に対応するお金かが分からなくなります。
• 領収書を添える：精算では、支出を確かめられるよう領収書を添えます。交通機関など領収書がないものは、経路と金額を書いた明細で代えます。
• 決算をまたがない：期末に仮払金が残っていると、使った費用が帳簿に反映されないままになります。決算の前に精算を締めておくと確かめやすくなります。

よくある質問

Q. 仮払金と前払金は同じですか？
A. 違います。仮払金は用途や金額が確定する前に渡すお金、前払金は取引の対価を前もって支払うお金です。勘定科目も別に扱います。

Q. 精算で足りなかった分はどうなりますか？
A. 不足分を会社に請求します。精算書に不足額を書き、領収書を添えて申請してください。

Q. 仮払を受けたが出張が中止になりました。
A. 速やかに全額を返し、精算書に「出張中止のため全額返金」と記録します。返さないままだと、帳簿上の仮払金が残り続けます。

参考（2026年10月時点）：e-Gov法令検索 刑法（第253条 業務上横領）