出金伝票の書き方

出金伝票は、現金で支払いをしたことを記録する伝票です。実務で最も価値を発揮するのは、領収書が出ない支払い——電車賃、自動販売機、慶弔費、割り勘の会食など。これらは領収書がないだけで経費にならないわけではなく、出金伝票が支出の記録として証拠になります。ただし何でも通るわけではなく、書き方に条件があります。

出金伝票の書き方 5ステップ

1. 支払日を記入する
2. 支払先を記入する
3. 勘定科目を選ぶ
4. 支払いの内容（摘要）を具体的に記入する
5. 金額を記入し、承認を受けて保管する

記入項目の書き方

• 支払日：実際に支払った日。後日まとめて起票する場合も、日付は支払日にします。
• 支払先：「◯◯鉄道」「◯◯商店」。「不明」は認められにくいです。
• 勘定科目：旅費交通費、消耗品費、接待交際費、諸会費など。
• 摘要：ここが最も重要です。「交通費」ではなく「◯◯社訪問のため　新宿→横浜　往復」。目的と経路を書きます。
• 金額：1円単位で正確に。
• 承認欄：起票者と承認者。本人だけで完結させないのが不正防止の基本です。

書き方の注意点

• 領収書がなくても経費にできる：電車賃、香典、自動販売機での購入など、領収書の発行を受けられない支出は出金伝票で記録します。ただし目的と相手が具体的に書かれていることが前提です。
• 何でも通るわけではない：領収書があるのに出金伝票で代用する、摘要が「雑費」だけ、金額が不自然に大きい——こうした伝票は税務調査で否認されるおそれがあります。
• 慶弔費は補強資料を残す：香典や祝儀は領収書が出ません。案内状や会葬礼状、招待状を一緒に保管すると、支出の事実を裏づけられます。
• 収入印紙は不要：出金伝票は社内文書であり、課税文書ではありません。
• 小口現金と紐づける：小口現金から支払った場合、出金伝票の合計と現金残高が一致するはずです。定期的に実査して差異を確認します。
• 保存期間：帳簿書類として、法人は原則7年、個人事業主は5〜7年の保存が必要です。

よくある質問

Q. 領収書をなくした場合も出金伝票で代用できますか？
A. できますが、常態化すると信用性が下がります。再発行を依頼するか、クレジット明細など他の証拠を添えてください。

Q. 出金伝票に上限額はありますか？
A. 法令上の上限はありません。ただし高額な支出を領収書なしで処理していると、説明を求められます。

Q. 交通系ICカードの利用はどう記録しますか？
A. 利用履歴を印刷して添付するのが確実です。履歴が取れる場合は、出金伝票より証拠力が高くなります。