月謝管理表の書き方

月謝管理表は、生徒ごとの月謝の請求と入金を一覧で管理する表です。少人数のうちは記憶で足りますが、生徒が増えると必ず取りこぼしが出ます。管理表の要点は集計ではなく「誰の・何月分が・まだ入っていないか」が一目で分かること。入金済みを追うより、空欄が浮かび上がる形にしておくと未収を早期に発見できます。

月謝管理表の書き方 5ステップ

1. 生徒名と、契約しているコース・月額を登録する
2. 月ごとの列を作り、請求額を入れる
3. 入金があった日と金額を記入する
4. 未入金の欄が空のまま残る形にして、毎月末に確認する
5. 年度末に年間の合計を集計し、確定申告の資料として保存する

記入項目の書き方

• 生徒名・学年：同姓の生徒がいる場合に備え、学年や兄弟姉妹の別を併記します。
• 月額・コース：途中でコース変更があった月は、変更日と日割りの有無を備考に書きます。
• 請求額：教材費や講習費など、月謝以外の請求は行を分けると内訳が追えます。
• 入金日・入金額：振込か手渡しかも記録します。手渡しは領収書の控えと突き合わせます。
• 未収額：請求額−入金額。ここが0でない行だけを見れば督促対象が分かります。
• 備考：「◯月分は休会」「兄弟割引適用」など、金額が変わる理由を残します。

書き方の注意点

• 未収は早いほど回収しやすい：1か月遅れなら連絡しやすく、3か月溜まると言い出しにくくなります。毎月末に必ず確認する運用に組み込みます。
• 領収書と収入印紙：現金で月謝を受け取り領収書を発行する場合、記載金額が5万円以上だと印紙税第17号文書として収入印紙（5万円以上100万円以下は200円）が必要です。銀行振込で領収書を発行しない運用なら印紙は不要です。
• 消費税の扱い：学習塾や家庭教師の授業料は課税取引です（非課税となるのは学校教育法上の学校等の授業料）。免税事業者かどうかは売上規模で判断します。
• 前受金と売上計上：翌月分を先に受け取った場合、受け取った月の売上ではなく「前受金」として処理し、役務を提供した月に売上へ振り替えます。
• 保存期間：帳簿書類として、個人事業主は5〜7年、法人は原則7年の保存が必要です。

よくある質問

Q. 月謝の管理は表計算ソフトで十分ですか？
A. 生徒数が数十名までなら十分です。重要なのはツールより、毎月末に未収を確認する運用が回っているかです。

Q. 月謝が遅れている家庭への連絡はどうすればよいですか？
A. 督促ではなく確認の形にします。「◯月分のご入金が確認できておりませんが、行き違いでしたら申し訳ありません」と書けば、事務的に伝わります。

Q. 領収書は必ず発行しないといけませんか？
A. 民法486条により、支払った側は受取証書の交付を請求できます。請求されたら発行義務があります。