シフト表の書き方

シフト表は、これから働く人と時間帯を割り当てる予定表です。実績を記録する勤務表とは役割が逆で、シフト表は作った時点で法律の要件を満たしているかが問われます。特に見落とされやすいのが週1日の法定休日と、連続勤務の長さ。組んだ後に気づくと全員分を組み直すことになるため、先に制約を確認してから埋めるのが早道です。

シフト表の書き方 5ステップ

1. 対象期間と、必要人数を時間帯ごとに洗い出す
2. 各人の希望休と勤務可能時間を集める
3. 法定休日と連続勤務日数の制約を先に確認する
4. 必要人数を満たすように割り当てる
5. 確定版を早めに配布し、変更のルールを明示する

記入項目の書き方

• 必要人数：曜日・時間帯ごとの必要数。ここが曖昧だと過剰配置か人手不足になります。
• 希望休：提出期限を決めて集めます。全員の希望が通らない場合の優先順位も決めておきます。
• 勤務時間帯：開始・終了時刻。休憩時間も明示します。
• 法定休日：週1日は必ず確保します。どの日を法定休日とするかを就業規則で定めておくと割増計算が明確になります。
• 連続勤務日数：長くなりすぎていないか確認します。
• 変更の記録：誰がいつ交代したかを残します。給与計算の根拠になります。

書き方の注意点

• 法定休日は週1日：労働基準法35条により、毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上の休日が必要です。シフトを組む前にこれを確保します。
• 勤務間インターバル：終業から次の始業までに一定時間を空ける制度で、労働時間等設定改善法により事業主の努力義務とされています。深夜勤務の翌朝に早番を入れる組み方は避けます。
• 変形労働時間制なら要件を守る：1か月単位の変形労働時間制を採る場合、就業規則または労使協定で定め、各日・各週の労働時間をあらかじめ特定する必要があります。後から自由に変更はできません。
• 早めに確定する：直前の確定は生活設計を妨げ、定着率を下げます。1〜2週間前には配布する運用が望まれます。
• 公平さを見える化する：土日・繁忙時間帯の担当回数を集計して共有すると、不公平感が減ります。
• シフト制でも労働条件の明示は必要：始業終業時刻が日により異なる場合、その旨と勤務パターンを労働条件通知書に明示する必要があります。

よくある質問

Q. シフトを一方的に変更できますか？
A. 労働条件として確定した勤務日を一方的に変更するのは原則できません。就業規則の定めと本人の同意が必要です。

Q. 希望休は何日まで認めるべきですか？
A. 決まりはありません。月◯日までと基準を決めて全員に同じ条件を適用すると、公平性を保てます。

Q. シフト表と勤務表は両方必要ですか？
A. 役割が違います。シフト表は予定、勤務表は実績です。実績は別途、客観的な方法で記録する必要があります。