売上伝票の書き方

売上伝票は、売上が発生したことを記録して会計処理につなげる書類です。仕訳帳に直接書く代わりに伝票を起こす方式を伝票会計と呼び、入金・出金・振替の3伝票制に、売上・仕入を加えた5伝票制があります。売上伝票は5伝票制で使われるもので、掛売りを含むすべての売上をいったん掛売上として起票するのが特徴です。

売上伝票の書き方 5ステップ

1. 取引日・伝票番号・起票者を記入する
2. 取引先名を記入する
3. 品名・数量・単価・金額を記入する
4. 消費税と合計額を確認する
5. 証憑（納品書控・請求書控）を添えて承認を受ける

記入項目の書き方

• 取引日：売上を計上する日。入金日ではなく、商品を引き渡した日やサービスを提供した日です。
• 伝票番号：通し番号。欠番があると、抜けか破棄かを説明できません。
• 取引先：得意先コードと名称。同名の取引先がある場合はコードで区別します。
• 品名・数量・単価：納品書と一致させます。値引きがあれば別行に。
• 消費税：税率ごとに区分します。軽減税率対象があれば分けます。
• 起票者・承認者：誰が起こし誰が承認したか。別の人にするのが内部統制の基本です。

書き方の注意点

• 3伝票制と5伝票制：3伝票制＝入金伝票・出金伝票・振替伝票／5伝票制＝これに売上伝票・仕入伝票を加えたもの。5伝票制では、現金売上でもいったん全額を掛売上として売上伝票に起票し、同時に入金伝票で回収を記録します。
• 計上のタイミング：売上は実現主義により、商品の引渡しや役務の提供が完了した時点で計上します。入金時ではありません。
• 証憑と対応させる：伝票単独では取引の実在を証明できません。納品書控や検収書と紐づけて保管します。
• 訂正の方法：訂正液は使いません。赤伝（逆仕訳）を起こして取り消し、正しい伝票を起こし直すのが会計上の作法です。
• 保存期間：伝票は帳簿書類にあたり、法人は原則7年（欠損金がある事業年度は10年）、個人事業主は5〜7年の保存が必要です。
• 会計ソフトなら伝票は不要：多くの会計ソフトは直接仕訳を入力する方式です。伝票会計は手書き時代の仕組みなので、二重管理になっていないかを確認してください。

よくある質問

Q. 売上伝票と請求書はどう違いますか？
A. 売上伝票は社内の会計処理用、請求書は取引先へ代金を請求するための書類です。金額は連動しますが、宛先も目的も違います。

Q. 現金売上でも売上伝票を起こしますか？
A. 5伝票制ではいったん掛売上として起票し、入金伝票で回収を記録します。3伝票制なら入金伝票だけで処理します。

Q. 伝票番号が飛んだ場合はどうしますか？
A. 欠番の理由を記録に残します。破棄した伝票も「破棄」と記録して番号を保持するのが安全です。