提案書の書き方

提案書は、顧客の課題に対する解決策と条件をまとめて示す書類です。通らない提案書に共通するのは、自社の説明から始まっていること。読み手が知りたいのは会社概要ではなく「うちの何が、どう良くなるのか」です。相手の課題→解決策→効果→費用、の順に並べるだけで、読まれ方が変わります。

提案書の書き方 5ステップ

1. 冒頭に1枚要約を置く（課題・提案・効果・費用）
2. 先方の課題を、ヒアリングで聞いた言葉で書く
3. 解決策を具体的に書く（何をどう変えるか）
4. 期待できる効果を数字で示す
5. 費用・スケジュール・体制を書いて締める

記入項目の書き方

• 課題：先方が言った言葉で書きます。「御社の課題は◯◯です」と決めつけると反発を招きます。「◯◯とお伺いしました」の形に。
• 解決策：何をするか。専門用語を避け、導入後の業務がどう変わるかで説明します。
• 効果：削減時間、コスト、件数。算出根拠も添えます。根拠のない数字は逆効果です。
• 費用：初期費用と継続費用を分けます。オプションは別枠に。
• スケジュール：契約から稼働までの流れ。先方の作業も明記します。
• 体制：誰が担当するか。導入後のサポート窓口も示します。

書き方の注意点

• 1枚要約を先頭に：決裁者は全部読みません。課題・提案・効果・費用が1枚で分かるページを冒頭に置きます。詳細は後段へ。
• 自社紹介は後ろへ：会社概要や実績は判断材料ですが、冒頭に置くと「売り込み」に見えます。提案の後ろに回します。
• 先方の作業量を書く：導入には先方の手間もかかります。隠すと、契約後に不満が出ます。正直に書いたほうが信頼されます。
• 費用対効果を計算して見せる：「年間◯時間削減 × 時給換算 = ◯円」と示すと、投資判断がしやすくなります。
• 決裁者向けの版を用意する：担当者向けは機能や運用、決裁者向けは費用対効果とリスク。読む人で知りたいことが違います。
• リスクと対策も書く：うまくいかない可能性に触れ、その場合の対応を書くと、かえって信頼されます。

よくある質問

Q. 提案書は何ページくらいが適切ですか？
A. 1枚要約＋本編10枚以内が目安です。長いほど読まれず、要点がぼやけます。

Q. 価格は最初に見せるべきですか？
A. 1枚要約には概算を入れます。隠すと、読み手は最後まで判断を保留したまま読むことになります。

Q. ヒアリングが不十分な状態で提案してもよいですか？
A. 課題が不明確な提案は当たりません。提案の前にもう一度聞くほうが、結果的に早く進みます。