退職証明書の書き方

退職証明書は、退職した事実と在職中の情報を会社が証明する書類です。労働基準法22条により、退職者から請求されたら遅滞なく交付する義務があります。転職先への提出や、年金・保険の手続きで使われます。特徴的なのは「請求されていない事項を書いてはいけない」という制限があることで、良かれと思って書き足すと違法になります。

退職証明書の書き方 5ステップ

1. 退職者の氏名と、証明書の発行日を書く
2. 使用期間（入社日と退職日）を書く
3. 請求された事項だけを記載する（業務の種類、地位、賃金、退職事由）
4. 会社名・所在地・代表者名を記して押印する
5. 退職者へ交付し、控えを保管する

記入項目の書き方

• 使用期間：入社日と退職日。試用期間を含めた在籍全期間を書きます。
• 業務の種類：担当していた職種。請求がなければ書きません。
• その事業における地位：役職。請求がなければ書きません。
• 賃金：退職時の賃金額。請求がなければ書きません。
• 退職の事由：自己都合か会社都合か。解雇の場合は、請求されればその理由も書きます。
• 発行者：会社名・所在地・代表者名と社印。

書き方の注意点

• 請求された事項のみ記載：労働基準法22条3項により、労働者が請求しない事項を記入してはなりません。退職事由を書いてほしくないという請求があれば、書かずに交付します。
• 秘密の記号を記入しない：同条4項は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、思想信条や労働組合運動に関する通信をしたり、証明書に秘密の記号を記入したりすることを禁じています。
• 請求できる期間：退職後2年間は請求できます（労働基準法115条の時効）。
• 離職票との違い：退職証明書は会社が発行する任意様式の書類、離職票はハローワークが交付する失業給付のための書類です。役割も発行元も違います。
• 解雇理由証明書：解雇された場合、解雇の理由を記載した証明書を請求できます。解雇予告期間中でも請求可能です（労働基準法22条2項）。
• 交付を拒めない：請求があれば交付義務があり、拒むと30万円以下の罰金の対象になります。

よくある質問

Q. 退職証明書と離職票のどちらを出せばよいですか？
A. 用途が違います。転職先への提出には退職証明書、失業給付の申請には離職票です。両方求められることもあります。

Q. 退職後どのくらいまで請求できますか？
A. 退職後2年以内です。会社は請求があれば遅滞なく交付する必要があります。

Q. 退職事由に「会社都合」と書いてもらえますか？
A. 事実に基づいて記載されます。事実と異なる記載を求めることはできませんが、認識に差がある場合は会社と協議してください。