依頼状の書き方

依頼状は、講演・執筆・協力・推薦などをお願いする書面です。引き受けてもらえるかは熱意ではなく、相手が判断できる材料が揃っているかで決まります。「何を・いつ・どのくらいの時間で・どんな条件で」が書かれていない依頼は、返事を保留するしかないため、そのまま流れます。

依頼状の書き方 5ステップ

1. 頭語と時候の挨拶、日頃の感謝を述べる
2. 依頼の内容を具体的に書く（何を・いつ・どこで・どのくらい）
3. なぜその方にお願いしたいのかを述べる
4. 謝礼・費用負担・準備してもらうことを明示する
5. 回答期限と連絡先を示し、結語で締める

記入項目の書き方

• 依頼内容：「ご講演をお願いしたく」だけでは判断できません。テーマ・所要時間・対象者・人数まで書きます。
• 日時・場所：候補を複数示すと調整が早まります。会場へのアクセスも添えます。
• 依頼の理由：「◯◯のご著書を拝読し」など、その方でなければならない理由を書きます。定型文だと誰にでも送っている印象になります。
• 謝礼・条件：金額、交通費の扱い、当日の拘束時間。金銭の話を書かないほうが失礼です。
• 準備の依頼：資料の提出、事前打ち合わせの要否。相手の負担が読めるようにします。
• 回答期限：「◯月◯日までにご一報いただけますと幸いです」。期限がないと後回しにされます。

書き方の注意点

• 負担を先に示す：所要時間、事前準備、当日の拘束。相手が最も知りたいのはここです。隠すと、引き受けた後に不信につながります。
• 断りやすさを残す：「ご都合が合わない場合はお気になさらず」の一文を添えます。断れない依頼は、引き受けても質が上がりません。
• 謝礼は明記する：「薄謝ですが」と濁すと、相手は判断できません。金額を書けない場合は「別途ご相談させてください」と明示します。
• 余裕を持って出す：講演や執筆は準備期間が必要です。2〜3か月前が目安で、直前の依頼は断られる確率が上がります。
• 返事が来たら早く動く：承諾の返信をもらったら、詳細の連絡は速やかに。引き受けた側は次の情報を待っています。
• 断られた場合の対応：お礼を伝えて終えます。次の機会につながるかは、断られたときの対応で決まります。

よくある質問

Q. 依頼状はメールでもよいですか？
A. 日頃やり取りがある相手ならメールで構いません。面識がない方や目上の方への依頼は、書面のほうが丁寧です。

Q. 謝礼の相場が分かりません。
A. 同業他社や過去の事例を確認します。分からない場合は「ご希望をお聞かせください」と書くほうが、低く提示するより安全です。

Q. 断られたらどうすればよいですか？
A. 理由を深追いせず、お礼を伝えます。時期が合わなかっただけの場合もあるため、次の機会に改めて依頼できます。