見積依頼書の書き方

見積依頼書は、商品やサービスの価格を複数社に照会するための書面です。金額を比べるのが目的ですが、条件が揃っていない見積は比較できません。安く見えた見積が「含んでいないだけ」ということが頻繁に起きます。だから依頼側の仕事は値切ることではなく、同じ土俵を用意することにあります。

見積依頼書の書き方 5ステップ

1. 必要なものの仕様・数量・納期を確定する
2. 見積に含めてほしい項目を指定する
3. 提出期限と提出方法を決める
4. 同じ内容を複数社へ同時に送る
5. 質問を受け付けて全社に共有し、期限後に比較する

記入項目の書き方

• 品目・仕様：型番、規格、材質、サイズ。「同等品可」とするかどうかも明記します。
• 数量：初回の数量と、継続的な見込み数量を分けて示します。
• 納期：希望納期と、遅れが許容できるかどうか。
• 含めてほしい費用：送料、設置費、保守、初期設定。ここを書かないと各社バラバラになります。
• 提出期限：相手が積算する時間を見込みます。急ぎなら理由を添えます。
• 比較の観点：価格だけでなく、納期・保守・実績も見る旨を伝えると、提案の質が上がります。

書き方の注意点

• 条件を揃える：仕様書を添付し、全社に同じ内容を送ります。口頭で追加した条件が1社にしか伝わっていない状態が、最も比較を壊します。
• 質問と回答は全社に共有する：1社からの質問への回答が他社に伝わっていないと、前提が食い違います。まとめて共有するのが公平です。
• 相見積であることを伝える：隠す必要はありません。伝えたほうが各社が本気の条件を出します。ただし他社の金額を伝えて値下げを迫るのは、信頼を損ないます。
• 依頼社数を絞る：積算には工数がかかります。3社程度が実務的で、多すぎると各社の対応が雑になります。
• 結果を必ず連絡する：選ばなかった会社にも結果を伝えます。次に依頼したいときの対応が変わります。
• 下請法に注意：自社が親事業者にあたる取引では、見積段階での買いたたきや、後からの減額は禁止されています。

よくある質問

Q. 見積依頼書は必ず書面で出す必要がありますか？
A. メールでも構いません。重要なのは形式ではなく、全社に同じ条件が伝わっていることです。

Q. 予算を伝えるべきですか？
A. 伝えると、その範囲での最適な提案が出てきます。隠すと、予算に合わない提案に時間を使うことになります。

Q. 一番安い見積を選べばよいですか？
A. 含まれる範囲を揃えてから比べてください。安い見積は、後から追加費用が発生する条件になっていることがあります。