電話メモの書き方

電話メモは、不在者宛の電話内容を書き留めて伝える紙です。短い書類ですが、抜けると必ず問題になる項目が決まっています——いつ・誰から・誰宛に・用件・折り返しの要否の5つ。特に相手の電話番号は、聞いたつもりで書き忘れると、受けた本人しか対応できなくなります。

電話メモの書き方 5ステップ

1. 受電日時を記入する
2. 相手の会社名・部署・氏名を確認して記入する
3. 誰宛の電話かを記入する
4. 用件を簡潔に記入する
5. 折り返しの要否と連絡先を確認し、受けた自分の名前を書いて渡す

記入項目の書き方

• 受電日時：日付と時刻。折り返しの緊急度を判断する材料になります。
• 相手の会社名・氏名：聞き取れなければその場で確認します。「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いできますか」。
• 電話番号：折り返しが必要なら必ず聞きます。復唱して確認します。
• 宛先：誰宛の電話か。同姓の社員がいる場合は部署も。
• 用件：1〜2行。詳しく聞きすぎず、本人が折り返せる程度で十分です。
• 折り返しの要否：「折り返し希望」「また掛け直す」「伝言のみ」。ここが最も重要です。
• 受電者：自分の名前。後から確認したいときの窓口になります。

書き方の注意点

• 番号は必ず復唱する：聞き間違いは頻繁に起きます。「◯◯◯-◯◯◯◯でよろしいでしょうか」と数字を区切って確認します。
• 名前は漢字まで確認しない：急ぎの用件でフルネームの漢字を尋ねると、相手を待たせます。カタカナで記録し、必要なら後から確認します。
• 用件を掘りすぎない：本人が対応する案件を、電話を受けた人が詳しく聞き出す必要はありません。折り返せる情報が揃えば十分です。
• 渡し方を決める：机に置くだけだと気づかれません。チャットでも一報を入れるなど、二重の経路を決めておきます。
• クレームは受電者名を残す：苦情の電話は、後から経緯を確認することになります。受けた人と時刻が分かる形にしておきます。
• 個人情報を書きすぎない：机上に置かれるメモは他の人の目に触れます。用件に個人の事情が含まれる場合は、口頭で補います。

よくある質問

Q. 相手の名前が聞き取れない場合はどうしますか？
A. その場で聞き返します。「恐れ入ります、お電話が遠いようで」と添えると角が立ちません。

Q. 折り返し先が携帯か会社かは聞くべきですか？
A. 聞きます。会社に折り返して不在だと、往復が増えます。

Q. 電話メモは紙とチャットどちらがよいですか？
A. 確実に届くのはチャットです。ただし記録として残す運用なら紙も有効で、併用が実務的です。