月報の書き方

月報は、1か月の活動と結果をまとめて報告する文書です。日報がその日の記録なのに対し、月報は傾向を読んで次の手を決めるためのもの。だから日報を寄せ集めても月報にはなりません。必要なのは、数字の推移と、その数字が動いた理由、そして来月に何を変えるかの3点です。

月報の書き方 5ステップ

1. 対象月・部署・氏名を書く
2. 主要な数字を前月比・前年同月比とあわせて書く
3. 目標に対する達成率と、その要因を書く
4. うまくいったこと・いかなかったことを分けて書く
5. 来月の目標と、そのために変えることを書く

記入項目の書き方

• 主要指標：売上、件数、稼働率など。単月の値だけでなく推移を並べます。
• 目標と実績：達成率だけでなく、差額も書きます。「95%達成」より「目標比−12万円」のほうが動けます。
• 要因分析：数字が動いた理由。「頑張った」ではなく行動の変化で説明します。
• 課題：来月も続く問題。放置するとどうなるかも添えます。
• 来月の計画：何を・どのくらい変えるか。前月と同じ計画が並ぶ月報は機能していません。
• 相談事項：自分では決められないこと。ここが空欄の月報が続くなら、書き手が抱え込んでいる可能性があります。

書き方の注意点

• 前月比と前年同月比を両方出す：季節変動がある業種では、前月比だけでは判断を誤ります。前年同月比を並べると実力の変化が見えます。
• 良い月ほど要因を書く：悪い月の分析はするのに、良い月は「順調」で済ませがちです。再現したいのは良かったときの行動です。
• 日報の要約にしない：「◯日は◯◯を訪問」の羅列は月報ではありません。1か月を通して何が変わったかを書きます。
• 提出期限を守る：月初3営業日以内が一般的です。遅れると意思決定に間に合わず、報告の意味がなくなります。
• 数字の定義を揃える：「売上」が受注ベースか計上ベースかを部署間で揃えないと、集計が合いません。

よくある質問

Q. 日報を書いていれば月報は不要ですか？
A. 役割が違います。日報は記録、月報は傾向の分析と次の計画です。両方あるなら、月報は日報を見返して書きます。

Q. 目標未達の月はどう書けばよいですか？
A. 未達の事実と、どの要素が足りなかったかを分解します。「訪問数は達成、成約率が低下」まで書ければ、次の手が決まります。

Q. どのくらいの分量が適切ですか？
A. A4で1枚が目安です。読む人は複数部署の月報を見るため、長いと読まれません。