会員名簿の書き方

会員名簿は、団体に所属する人の連絡先などをまとめた一覧です。便利な反面、個人情報の集合体そのものであり、作った瞬間から管理責任が生じます。2017年の法改正で、取り扱う個人情報の数にかかわらず個人情報保護法が適用されるようになったため、町内会やサークルのような小さな団体も対象です。

会員名簿の書き方 5ステップ

1. 名簿の利用目的を決めて、会員に伝える
2. 必要最小限の項目だけを集める
3. 会員から情報を取得し、名簿を作成する
4. 配布する場合は、配布範囲について同意を得る
5. 保管方法とアクセスできる人を決め、不要になったら廃棄する

記入項目の書き方

• 氏名・ふりがな：同姓の会員がいる団体では、ふりがなが役立ちます。
• 連絡先：電話番号かメールアドレス。両方必要かを検討します。使わない項目は集めません。
• 住所：郵送物を送らないなら不要です。地域の団体では必要なことが多くあります。
• 所属・役職：班や部会、役員の別。連絡経路の設計に使います。
• 入会日：会費の計算や在籍年数の把握に使います。
• 緊急連絡先：活動内容によっては必要です。集めるなら利用目的を明示します。

書き方の注意点

• 利用目的を伝える：個人情報保護法により、取得時に利用目的を通知または公表する必要があります。「会の運営、連絡、会報の送付のために利用します」と申込書に明記します。
• 配布には同意が必要：名簿を会員全員に配ることは第三者提供にあたる可能性があります。配布する前提なら、取得時に「会員に配布する名簿に掲載します」と伝えて同意を得ます。掲載を望まない人の申出も受け付けます。
• 項目を絞る：生年月日、家族構成、勤務先などは、活動に必要でなければ集めません。持っていない情報は漏れません。
• 安全管理措置：紙なら施錠、電子ならパスワード。持ち出しのルールを決めます。役員交代時の引き継ぎ方法も決めておきます。
• 漏えい時の対応：一定の漏えいが生じた場合、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が義務です。手順を決めておきます。
• 退会後は廃棄する：退会した会員の情報を持ち続ける理由はありません。会費の記録など保存が必要なものを除き、確実に廃棄します。

よくある質問

Q. 町内会にも個人情報保護法は適用されますか？
A. 適用されます。2017年の改正で、取り扱う個人情報の件数による除外がなくなり、小規模な団体も対象になりました。

Q. 名簿を紙で配ってもよいですか？
A. 取得時に配布することを伝えて同意を得ていれば可能です。同意なく配ると第三者提供の問題が生じます。

Q. 会員から掲載を断られたらどうしますか？
A. その人の情報を名簿から外します。連絡は事務局が個別に行う運用にします。