商談記録の書き方

商談記録は、顧客との打ち合わせ内容を記録し、次の一手につなげるための書類です。会議の内容を残す議事録と違い、商談記録の目的は受注に近づいたかを判断すること。だから話した内容より、予算・決裁者・課題・時期の4つがどこまで分かったかを記録する形にすると、次に何を聞けばよいかが自動的に決まります。

商談記録の書き方 5ステップ

1. 商談日・訪問先・面談者・自社の同行者を記入する
2. 先方の課題（何に困っているか）を記録する
3. 予算・決裁者・導入時期の把握状況を記録する
4. こちらから伝えた内容と、先方の反応を記録する
5. 次のアクション（誰が・何を・いつまでに）を決めて記録する

記入項目の書き方

• 面談者：氏名・役職・部署。決裁権があるかを見極める材料になります。
• 先方の課題：相手の言葉のまま記録します。こちらの解釈に置き換えると、提案がずれます。
• 予算：金額の目安、予算化の時期、原資（既存予算か新規申請か）。
• 決裁者：最終的に誰が決めるか。面談相手が決裁者でない場合が大半です。
• 導入時期：いつまでに必要か。期限があると案件は動きます。
• 競合：他社を比較検討しているか。どこと比べているか。
• 次のアクション：「誰が・何を・いつまでに」。ここが空欄の商談は止まります。

書き方の注意点

• 4項目を意識する：課題・予算・決裁者・時期。この4つが埋まるほど受注確度が上がります。埋まっていない項目が、次の商談で聞くことです。
• 決裁者を早く確認する：面談相手が決裁者でないまま提案を重ねると、最後に振り出しに戻ります。「ご決裁はどなたが」を早い段階で聞きます。
• 先方の言葉で記録する：「コスト削減したい」を「予算が厳しい」と書き換えると、意味が変わります。要約は解釈が入る作業です。
• 宿題を持ち帰りすぎない：その場で答えられることは答えます。持ち帰りが多いほど、次の接触までの時間が空きます。
• 個人情報の扱い：面談者の氏名・連絡先は個人情報です。共有範囲を決め、退職・異動時の管理も決めておきます。
• 失注も記録する：失注理由は次の提案の材料です。価格なのか、機能なのか、タイミングなのかを残します。

よくある質問

Q. 商談記録はどのくらいの分量が適切ですか？
A. 画面1枚に収まる程度です。読み返して次の一手が決まればよく、会話の全記録は不要です。

Q. いつ書くのがよいですか？
A. 商談直後です。移動中でも要点だけ書き留めます。翌日になると細部が抜けます。

Q. 上司に共有すべきですか？
A. 共有すると助言や同行の判断が得られます。特に決裁者に会えていない案件は、早めに相談したほうが動きます。