議事録の書き方

議事録は、会議で話したことと決まったことを記録する文書です。読まれる議事録には共通点があり、決定事項と次にやること（誰が・何を・いつまでに）が冒頭にあります。逆に発言を時系列で全部書いた議事録は、長くて誰も読み返しません。会議の価値は議事録の冒頭3行で決まります。

議事録の書き方 5ステップ

1. 日時・場所・出席者・欠席者を書く
2. 決定事項を最初に箇条書きで書く
3. 次のアクション（担当者・内容・期限）を表で書く
4. 議題ごとの議論の要点を書く（発言の全文ではなく論点と結論）
5. 保留事項と次回の日程を書き、当日中に共有する

記入項目の書き方

• 日時・場所：オンラインなら「オンライン開催」と記載します。
• 出席者：所属と氏名。欠席者も書いておくと、誰に別途共有すべきか分かります。
• 決定事項：冒頭に置きます。「◯◯を採用する」と結論だけを短く。
• 次のアクション：担当者・内容・期限の3点セット。担当が空欄の項目は実行されません。
• 議論の要点：「A案とB案が出て、コスト面からA案とした」程度。誰が何を言ったかは、必要な場合のみ。
• 保留事項：決まらなかったことも記録します。次回の議題になります。

書き方の注意点

• 決定事項を先頭に：時系列で書くと、決定事項が本文の中に埋もれます。読み手は結論を探して読むので、最初に置きます。
• 担当と期限のない項目は消える：「検討する」で終わった項目は誰もやりません。担当と期限が書けないなら、それは決定していないということです。
• その場で書き切る：会議中に画面共有しながら書き、終了時に内容を確認して確定させます。後から書くと記憶が薄れ、確認の往復も増えます。
• 発言者名を書くかどうか：責任の所在が重要な会議では書きます。自由な議論をしたい会議では、書かないほうが発言が出ます。目的で使い分けます。
• 株主総会や取締役会は別：会社法で記載事項と保存期間が定められています（株主総会議事録は本店に10年）。通常の社内会議とは要件が異なります。

よくある質問

Q. 議事録は誰が書くべきですか？
A. 持ち回りが一般的ですが、議論に深く関わる人が書くと議論に集中できません。進行役とは別の人が書くのが効率的です。

Q. 発言を全部記録する必要はありますか？
A. 通常の社内会議では不要です。論点と結論が残っていれば足ります。

Q. いつまでに共有すべきですか？
A. 当日中が理想です。翌日以降になると、記憶と食い違ったときに確認の手間が増えます。