照会状の書き方

照会状は、相手に事実の確認や情報の提供を依頼する書面です。在籍確認、取引状況の確認、事実関係の照会などに使われます。回答は相手の任意の協力で得るものなので、何のために・何を・いつまでに知りたいのかを明確にし、回答の手間を最小にすることが、返信率をそのまま左右します。

照会状の書き方 5ステップ

1. 照会の目的を最初に書く（何のために聞いているのか）
2. 照会したい事項を箇条書きで具体的に並べる
3. 回答期限と回答方法を書く
4. 返信用の様式や封筒を用意する
5. 問い合わせ先を明記して出力・送付する

記入項目の書き方

• 照会の目的：「◯◯の手続に必要なため」と冒頭で示します。目的が分からない照会には人は答えません。
• 照会事項：「◯◯について」ではなく「令和◯年◯月時点の在籍の有無」のように、答えが一意に決まる形で。
• 回答期限：相手の手間を考えて2週間程度は置きます。急ぐ理由があれば書き添えます。
• 回答方法：返信用紙・メール・電話など。選択肢を用意すると回答率が上がります。
• 問い合わせ先：担当者名と連絡先。相手が確認したいときに聞ける先を必ず示します。

書き方の注意点

• 個人情報を尋ねる場合：第三者から個人データの提供を受けるとき、提供する側には原則として本人の同意が必要です（個人情報保護法27条）。相手が答えられない照会もあることを前提に、答えられない場合はその旨で構わないと書き添えます。
• 回答を強制できない：法令に基づく照会（弁護士会照会など）を除き、回答は任意です。強い表現で迫ると関係を損ねます。
• 回答しやすい形にする：選択式にする、記入欄を設ける、返信用封筒を同封する。手間を1つ減らすごとに返信率が上がります。
• 照会の記録を残す：いつ・誰に・何を照会し、いつ回答があったかを記録します。後から経緯を説明する必要が生じることがあります。
• 回答へのお礼：回答が届いたら短くてもお礼を伝えます。次に照会するときの通りやすさが変わります。

よくある質問

Q. 照会状に回答義務はありますか？
A. 法令に基づくものを除き、原則として任意です。相手が回答しないことを前提に、代替の確認手段も考えておきます。

Q. 在籍確認の照会に応じてもよいですか？
A. 本人の同意があるか、法令に基づく照会であれば応じられます。それ以外は、本人の同意を確認してから回答してください。

Q. 回答がない場合はどうしますか？
A. 期限の数日後に確認の連絡を入れます。それでも得られない場合は、他の方法で確認するか、確認できなかった事実を記録に残します。