挨拶状の書き方

挨拶状は、転居・異動・就任・開業・退職など、自分の状況が変わったことを知らせる書面です。共通する型があり、頭語 → 時候の挨拶 → 感謝 → 本題（何が変わったか）→ 今後のお願い → 結語で書きます。本題を先に書きたくなりますが、ビジネスの挨拶状では感謝を先に置くほうが収まりがよくなります。

挨拶状の書き方 5ステップ

1. 頭語（拝啓・謹啓）と時候の挨拶を書く
2. 日頃の感謝を述べる
3. 何がどう変わったのかを、日付とともに書く
4. 今後の関係についてお願いを述べる
5. 結語（敬具・謹白）で締め、日付と差出人を書く

記入項目の書き方

• 時候の挨拶：月に応じて変えます（1月＝新春の候、7月＝盛夏の候、11月＝晩秋の候など）。
• 感謝：「平素は格別のお引き立てを賜り　厚く御礼申し上げます」が定型です。
• 本題：「このたび ◯月◯日付をもちまして ◯◯に就任いたしました」のように、日付を必ず入れます。
• 今後のお願い：「変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」。
• 新しい連絡先：転居・移転の場合は、新住所・電話番号と、いつから有効かを書きます。

書き方の注意点

• 出すタイミング：転居は引越し後1か月以内、就任は就任後2週間以内、開業は開業の1〜2週間前が目安です。遅れる場合はお詫びを一言添えます。
• 頭語と結語の対応：「拝啓－敬具」が標準、より改まるなら「謹啓－謹白」。喪中や弔事に関わる挨拶では頭語を省くこともあります。
• 慶事では句読点を避ける：就任・開業・結婚などの慶事の挨拶状では、賞状と同様に句読点を打たない慣習があります。改行と空白で区切ります。
• はがきか封書か：転居や年賀はがきが一般的。就任・開業など改まった内容や、目上の方へは封書のほうが丁寧です。
• 個人情報に注意：転居の挨拶状には新住所が入ります。送付先を限定し、不特定多数に配らないようにします。

よくある質問

Q. 挨拶状はメールでもよいですか？
A. 社内や日常的な取引先ならメールで十分です。就任・開業・移転など改まった内容は書面が丁寧です。

Q. 時候の挨拶は必ず必要ですか？
A. 「前略」で始めれば省略できます。ただし目上の方や公的な相手には入れるのが無難です。

Q. 退職の挨拶状はいつ出しますか？
A. 退職日の前後2週間程度が目安です。社外へは、後任の紹介を添えると引き継ぎが円滑になります。