食材発注書の書き方

食材発注書は、飲食店や給食施設が仕入先へ食材を注文する書類です。他の発注と違うのは、数量を誤ると廃棄か欠品に直結すること。だから発注書そのものより、在庫を見てから発注する仕組みと、仕入れた食材をたどれる記録を残すことが、実務では重要になります。

食材発注書の書き方 5ステップ

1. 現在の在庫を確認する
2. 予約数や過去の実績から必要量を見積もる
3. 発注日・納品希望日・仕入先を記入する
4. 品名・規格・数量・単価を記入する
5. 納品時に検収し、記録を保管する

記入項目の書き方

• 納品希望日：仕入先ごとのリードタイム（締め時刻と配送日）を把握して設定します。
• 品名・規格：「豚肉」ではなく「豚ロース　スライス　2mm」。規格が違うと調理が変わります。
• 数量・単位：kg・本・ケース・個。単位の取り違えが最も多い事故です。ケースと個を混同すると数十倍になります。
• 産地・原料原産地：表示が必要な場合に備えて記録します。
• アレルゲン：新規に仕入れる食材は、含まれるアレルゲンを確認して記録します。
• 納品確認：検収日、実際の数量、品温、外観。受け取ったときの記録が衛生管理につながります。

書き方の注意点

• 在庫を見てから発注する：勘で発注すると、廃棄か欠品のどちらかが必ず起きます。棚卸→必要量算出→発注の順を崩さないことです。
• 納品時の温度を記録する：冷蔵・冷凍食品は納品時の品温確認が衛生管理の基本項目です。10℃以下・−15℃以下が目安で、記録として残します。
• 仕入記録を残す：食品衛生法にもとづく衛生管理では、原材料の仕入元や納品記録の保存が求められます。問題が起きたときに、どこから来た食材かをたどるための記録です。
• 発注書と納品書を突き合わせる：発注数と納品数の差を放置すると、原価が合わなくなります。検収時に必ず照合します。
• 締め時刻を守る：仕入先の受注締め時刻を過ぎると翌日以降の納品になります。定休日や連休前は前倒しの発注が必要です。
• 価格変動を記録する：生鮮食品は時価が動きます。単価を記録しておくと、原価率の変化を説明できます。

よくある質問

Q. 発注書は毎回作る必要がありますか？
A. 定番品は定期発注、変動品はその都度が実務的です。ただし数量の記録は毎回残してください。

Q. 電話やメッセージアプリでの発注でもよいですか？
A. 可能ですが、言った言わないが起きます。数量と規格は文字で残る形にすることを勧めます。

Q. 仕入記録は何年保存しますか？
A. 法令上は「一定期間」とされ、目安は取り扱う食品の消費期限や賞味期限に相当する期間です。小規模な飲食店では1年程度保存する運用が一般的です。