FAX送信票の書き方

FAX送信票（送信状）は、送る書類の1枚目に付ける案内文です。役割は3つ——誰から誰への文書かを示す、何枚送ったかを伝えて不着に気づけるようにする、誤送信のときに連絡先を示す。特に2つ目が重要で、枚数の記載がないと受け手は届いていない紙があっても分かりません。

FAX送信票の書き方 5ステップ

1. 送信日と、宛先（会社名・部署・担当者名・番号）を書く
2. 差出人（会社名・部署・氏名・電話番号）を書く
3. 件名を書く
4. 送信票を含めた総枚数を書く
5. 必要なら伝達事項を書き、番号を確認してから送信する

記入項目の書き方

• 送信日：受け手が時系列を把握できます。時刻も入れると再送の判断がしやすくなります。
• 宛先番号：送信票にも書いておくと、誤送信の原因追跡ができます。
• 差出人の電話番号：受信が乱れたときに問い合わせる先です。必ず入れます。
• 総枚数：「送信票を含め◯枚」と書きます。含む・含まないを明記しないと数が合いません。
• 伝達事項：急ぎの度合いや、返信の要否を書きます。
• 誤送信時の依頼文：「誤って受信された場合は破棄のうえご連絡ください」の一文を定型で入れます。

書き方の注意点

• 枚数の数え方を明記：「全3枚（本状含む）」と書きます。ここを曖昧にすると、受け手は不足に気づけません。
• 送信前に番号を声に出して確認：誤送信の大半は番号の押し間違いです。短縮ダイヤルの登録内容も定期的に見直します。
• 個人情報を送らない：誤送信は取り返しがつきません。氏名・連絡先・健康情報などを含む書類は、可能な限り別の手段を使います。
• 送信結果を確認する：送信レポートを印刷し、送信票の控えと一緒に保管します。「送った」と「届いた」は別です。
• 誤送信が起きたら：受信者へ連絡して破棄を依頼し、記録を残します。個人情報が含まれる場合は、社内規程に従い報告と、必要に応じて本人への通知を検討します。

よくある質問

Q. 送信票は必ず付ける必要がありますか？
A. 義務ではありませんが、枚数と差出人が分からない文書は受け手が扱いに困ります。ビジネスでは付けるのが基本です。

Q. 総枚数に送信票は含めますか？
A. どちらでも構いませんが、必ず「本状含む」「本状除く」と明記します。書かないと必ず食い違います。

Q. 受信確認の電話は必要ですか？
A. 重要な文書や期限が迫っているものは、送信後に一報を入れるのが確実です。