退職の挨拶の書き方

退職の挨拶は、お世話になった人へ退職を伝え、感謝を述べる文書です。押さえるべきは社内と社外で送る時期も内容も違うこと。社外には後任が決まってから、引き継ぎの見通しとセットで伝えるのが基本で、先に退職だけを伝えると相手を不安にさせます。退職理由を詳しく書く必要はありません。

退職の挨拶の書き方 5ステップ

1. 社外か社内かを決め、送る時期を決める
2. 退職する旨と最終出社日を伝える
3. 在職中の感謝を、具体的な出来事とともに述べる
4. 社外には後任の氏名と連絡先を伝える
5. 今後の変わらぬ付き合いをお願いして結ぶ

記入項目の書き方

• 最終出社日：退職日と最終出社日は異なることがあります。連絡が取れる最後の日を書きます。
• 感謝の言葉：「大変お世話になりました」だけでなく、印象に残っている出来事を一言添えると伝わります。
• 後任：社外向けには氏名・部署・連絡先を明記します。これが最も実務的に重要な情報です。
• 退職理由：「一身上の都合」で十分です。詳しく書く必要はありません。
• 連絡先：個人の連絡先を伝えるかは任意です。会社の情報とは分けて考えます。

書き方の注意点

• 社外は後任確定後に：退職だけを先に伝えると、取引先は「引き継ぎは大丈夫か」と不安になります。後任と引き継ぎの段取りが決まってから連絡するのが実務です。
• 社内は最終出社日に：社内向けの一斉メールは、最終出社日の終業前に送るのが一般的です。早すぎると挨拶回りが長引きます。
• 会社の許可を確認する：取引先への連絡は会社の顧客情報に関わります。誰にいつ何を伝えるかを上長と確認してから送ります。
• ネガティブな内容を書かない：退職理由への不満や批判は、送った瞬間に記録として残ります。円満に終えるほうが、後の関係で得をします。
• 個人の連絡先の扱い：取引先へ個人の連絡先を伝えることは、会社によっては禁じられています。事前に確認してください。
• 競業避止に注意：転職先を書く場合、競合先であれば波風が立ちます。誓約書に競業避止の定めがある場合は特に慎重に。

よくある質問

Q. 退職の挨拶はメールと書面のどちらがよいですか？
A. 社内はメールが一般的です。社外は、日頃メールでやり取りしている相手ならメール、改まった相手や長い付き合いなら書面が丁寧です。

Q. 転職先を書くべきですか？
A. 書く義務はありません。競合先の場合や、まだ公にできない場合は伏せて構いません。

Q. 返信が来たらどうすればよいですか？
A. 簡潔にお礼を返します。最終出社日以降はメールが使えなくなるため、その前に返信できる時間を確保しておきます。