納品書の書き方

納品書は、商品やサービスを納めたときに「何を・いくつ・いつ納めたか」を相手に伝える書類です。発行の法的義務はありませんが、注文どおりの品が届いたかを検収する根拠になり、後の請求・支払いトラブルを防ぎます。請求書が「お金を請求する」書類なのに対し、納品書は「物を納めた」事実を示す書類です。

納品書の書き方 5ステップ

1. 納品日と納品書番号を記入する（番号は請求書と紐づけると照合が楽になります）
2. 宛先（取引先名）と自社の情報を記入する
3. 品名・数量・単価・金額を1行ずつ記入する
4. 小計・消費税・合計を確認する（税率が混在する場合は税率ごとに分けます）
5. 上の「印刷 / PDF保存」で出力し、商品に同梱するか別送する

記入項目の書き方

• 納品日：実際に品物を引き渡した日、またはサービスを提供し終えた日を書きます。検収日とずれることがあります。
• 納品書番号：自社で通し番号を振ります。請求書側に同じ番号を書いておくと、どの納品分の請求かが一目で分かります。
• 品名・数量・単価：注文書や見積書と同じ表記に揃えます。表記がずれると検収で差し戻される原因になります。
• 消費税：軽減税率8％と標準税率10％が混在する場合は、税率ごとに区分して合計を出します。
• 備考：分納の場合は「1/3回目」、直送の場合は送り先を書いておくと親切です。

書き方の注意点

• 請求書・受領書との違い：納品書＝納めた側が出す／受領書＝受け取った側が出す／請求書＝代金を請求する。3点セットで揃えると取引の証跡が完結します。
• インボイス制度：登録番号・税率ごとの区分記載・税率ごとの消費税額を満たせば、納品書を適格請求書（インボイス）として扱うこともできます。納品書と請求書の合計で要件を満たす運用も認められています。
• 保存期間：納品書は帳簿書類として、法人は原則7年間（欠損金がある事業年度は10年）、個人事業主は5〜7年間の保存が必要です。
• 収入印紙：納品書は原則として課税文書ではないため印紙は不要です。ただし「代金を受領しました」という領収の文言を兼ねさせると第17号文書となり、収入印紙が必要になることがあります。

よくある質問

Q. 納品書は必ず発行しなければいけませんか？
A. 法律上の義務はありません。ただし多くの取引先が検収の根拠として求めるため、実務では発行するのが一般的です。

Q. 納品書と請求書は1枚にまとめられますか？
A. 「納品書兼請求書」としてまとめることは可能です。ただし納品と請求のタイミングがずれる取引では分けたほうが管理しやすくなります。

Q. 押印は必要ですか？
A. 法的には不要です。社印や角印を押すのは商慣習によるもので、押していなくても書類の効力は変わりません。