断り状の書き方

断り状は、提案・依頼・見積・招待などを辞退するときの書面です。ビジネスの断り状で大事なのは、断ることそのものより相手の手間に報いること。うまい断り状には共通の順序があり、感謝 → 結論 → 理由 → お詫び → 今後への言及で書くと、断っても関係が続きます。理由から書くと言い訳に読まれます。

断り状の書き方 5ステップ

1. 日付と宛先（会社名・氏名）を書く（「様」は自動で付く）
2. 件名に、何のお断りかを書く
3. 辞退理由を短く書く
4. 決まった文を読み通して、相手の申し出の種類に合っているかを確かめる
5. 会社名と氏名を書いて、早めに送る

記入項目の書き方

• 件名（何のお断りか）：「講演のご依頼について」のように、どの申し出への返事かを特定します。
• 決まった文：「ご提案いただきました件につきまして慎重に検討いたしました結果、誠に遺憾ながら今回はご辞退申し上げます」が自動で入ります。依頼や招待へのお断りでは「ご提案」の言葉が合わないこともあるので、読み通して確かめます。
• 辞退理由：「【理由】」の後に入ります。「ご依頼いただいた日程に、既に予定が入っており」程度で十分です。
• 会社名・氏名：差出人です。

書き方の注意点

• 理由を書きすぎない：詳しい理由は反論の材料になります。「価格が高い」と書くと値下げの交渉が始まります。曖昧すぎない範囲で短く。
• 他社に決めたと書くか：書かないのが無難ですが、相見積の場合は事実を伝えたほうが誠実に受け取られることもあります。相手との関係で判断します。
• 返送物の扱い：資料やサンプルを預かっている場合は、返送する旨か、処分してよいかを書き添えます。

よくある質問

Q. 断り状はいつまでに送るべきですか？
A. 検討の結論が出たらすぐです。遅れるほど相手の機会損失が大きくなり、印象も悪くなります。

Q. メールで断ってもよいですか？
A. 日常的な取引ならメールで構いません。長く時間をかけて提案してもらった場合や、重要な取引先には書面が丁寧です。

Q. 理由を聞かれたらどう答えますか？
A. 差し支えない範囲で具体的に伝えます。相手の改善につながる情報であれば、それ自体が次の関係の材料になります。