送付状の書き方

送付状（添え状・カバーレター）は、書類を郵送・FAXするときに一番上に添える1枚の案内文です。「誰が・誰に・何を・何部送ったか」を明示することで、受け取り側が中身を確認でき、不足があればすぐ気づけます。ビジネスでは書類だけを封筒に入れて送るのは失礼とされ、送付状を添えるのが基本マナーです。

送付状の書き方 5ステップ

1. 右上に送付日を入れる（発送日。作成日ではありません）
2. 左上に宛先を書く（会社名→部署名→役職→氏名の順。会社宛なら「御中」、個人宛なら「様」）
3. その下、右寄せで自社名・部署・氏名・連絡先を書く
4. 件名を中央に置き、頭語（拝啓）＋時候の挨拶＋本文＋結語（敬具）を書く
5. 最後に「記」として同封物の名称と部数を箇条書きし、「以上」で締める

記入項目の書き方

• 送付日：投函・発送する日を入れます。書類の日付と食い違わないようにします。
• 宛先：「株式会社◯◯ 御中」と「◯◯様」を重ねないこと。個人名まで書くなら会社名に御中は付けません。
• 差出人：会社名・部署・氏名に加え、電話番号とメールアドレスを入れると問い合わせがスムーズです。
• 件名：「◯◯書類ご送付の件」のように、開封前に用件が分かる一文にします。
• 同封物：「記」の下に「1. 見積書　1部」のように名称と部数を並べます。受領確認の根拠になります。

書き方の注意点

• 頭語と結語の対応：「拝啓－敬具」が基本。急ぎの場合は「前略－草々」、より丁寧にするなら「謹啓－謹白」。組み合わせを間違えないようにします。
• 時候の挨拶：月ごとに変わります（4月なら「陽春の候」、10月なら「秋冷の候」など）。相手が官公庁や社外の目上の場合は入れるのが無難です。
• 「記」と「以上」：「記」は中央、「以上」は右寄せが定型です。同封物を書いたら必ず「以上」で閉じます。
• 部数の記載：部数を書いておくと、届いた枚数の食い違いをその場で指摘できます。原本を送る場合は「原本」と明記します。

よくある質問

Q. 送付状は必ず必要ですか？
A. 社内便や親しい取引先では省略することもありますが、初めての相手・目上・公的機関へ送る場合は付けるのが基本です。

Q. メールで書類を送るときも送付状は要りますか？
A. 本文がその役割を果たすため別紙は不要です。ただし本文に「添付書類：見積書1部」のように内訳を書くと親切です。

Q. 時候の挨拶は省略してもよいですか？
A. 社内文書や事務連絡では省略して構いません。「前略」で始めれば時候の挨拶は不要です。