予算書の書き方

予算書は、団体が1年間に使う予定のお金を、費目ごとに事前に示す書類です。町内会・自治会・PTA・サークルなどで作られ、総会での承認を受けて初めて執行できるのが原則。作り方の基本は前年の決算を土台に、増減の理由を説明できる形で積み上げることで、根拠のない数字が並ぶと総会で必ず止まります。

予算書の書き方 5ステップ

1. 前年度の決算（実績）を並べる
2. 収入の見込みを立てる（会費、助成金、繰越金）
3. 支出を費目ごとに積み上げる
4. 予備費を計上する
5. 収支が均衡することを確認し、総会に諮る

記入項目の書き方

• 前期繰越金：前年度決算の次期繰越金と一致させます。ここがずれると全体が合いません。
• 会費収入：「◯世帯×◯円×12か月」と単価×数量で書きます。加入世帯数の減少を見込むかも判断します。
• 行事費：行事ごとに分けます。前年実績と並べると増減の説明がしやすくなります。
• 予備費：予定外の支出に備える枠。総額の5〜10%程度を目安にする団体が多くあります。
• 積立金：大規模な修繕や記念行事のための積立。目的と目標額を明示します。
• 前年比：各費目に前年実績を併記します。これがあると説明が半分で済みます。

書き方の注意点

• 前年実績を必ず併記する：予算額だけの表は、多いのか少ないのか判断できません。前年決算と並べ、差が大きい費目には理由を注記します。
• 予備費は入れておく：予備費がないと、予定外の支出のたびに臨時総会が必要になります。使途は会計担当の判断で執行できる範囲を決めておきます。
• 繰越金が多い場合の説明：繰越が積み上がっていると「会費が高すぎる」と指摘されます。目的別の積立として区分すると説明しやすくなります。
• 承認を得てから執行する：予算は総会の承認事項です。承認前の支出や、予算を超える支出は、後から問題になります。
• 決算と対応させる：予算書と決算書で費目の並びと名称を揃えます。揃っていないと予算対比ができません。
• 会計年度を明記する：「令和◯年4月1日〜令和◯年3月31日」。年度が曖昧だと繰越金の照合ができません。

よくある質問

Q. 予算を超えて支出してもよいですか？
A. 原則は認められません。費目間の流用や予備費からの充当をどこまで認めるか、会則で定めておくと運用しやすくなります。

Q. 予算書に決まった様式はありますか？
A. ありません。収入の部・支出の部・予備費が読み取れれば十分です。前年比を入れる形が実務的です。

Q. 年度途中で大きな支出が必要になったら？
A. 予備費で賄えなければ、補正予算を組んで臨時総会または次回総会で承認を得ます。