解約通知書の書き方

解約通知書は、継続している契約を将来に向かって終わらせる意思を相手に伝える書類です。賃貸借、業務委託、保守契約、リースなど、期間の定めがある契約・自動更新される契約で使います。ポイントは契約書に書かれた予告期間を守ることと、相手に届いた日を証明できるようにしておくことです。

解約通知書の書き方 5ステップ

1. 契約書を開き、解約条項の予告期間（1か月前・3か月前など）を確認する
2. 解約したい日から逆算して、通知を出す日を決める
3. 対象の契約を特定して書く（契約名・契約日・契約番号）
4. 解約日（契約終了日）を明記する
5. 差出人情報を入れて出力し、記録の残る方法で送付する

記入項目の書き方

• 通知日：実際に発送する日。予告期間の起算点になります。
• 契約の特定：「令和◯年◯月◯日付　業務委託契約（契約番号◯◯）」のように、どの契約かを一意に示します。
• 解約日：契約を終了させる日。「◯年◯月末日をもって」と書くのが一般的です。
• 解約理由：法律上は不要なことが多いですが、円満に終えるなら「社内方針の変更により」程度を添えます。
• 残務の扱い：貸与品の返却、データの削除、最終請求の締め日など、終了後の段取りを書いておくと揉めません。

書き方の注意点

• 予告期間の数え方：「3か月前までに」は、解約日の3か月前の応当日までに相手へ到達している必要があります。投函日ではなく到達日で判断されるのが原則です（到達主義・民法97条）。
• 自動更新に注意：予告期間を1日でも過ぎると自動更新され、さらに1期間分の料金が発生することがあります。カレンダーに逆算した期限を入れてください。
• 記録の残る送付方法：重要な契約は内容証明郵便＋配達証明が確実です。メール解約が認められている契約なら、契約書の指定どおりの宛先へ送ります。
• 違約金の確認：期間途中の解約には違約金や残リース料が発生する契約があります。通知前に必ず条項を確認してください。

よくある質問

Q. メールや電話で解約を伝えても有効ですか？
A. 契約書がその方法を認めていれば有効です。ただし「言った・聞いていない」を避けるため、書面を残すことを勧めます。

Q. 予告期間を過ぎてしまいました。どうなりますか？
A. 多くの契約では次の期間へ自動更新されます。相手の合意が得られれば途中解約できることもあるため、まず相談してください。

Q. 解約通知書に押印は必要ですか？
A. 法的には不要ですが、法人間では社印や代表者印を押すのが一般的です。契約書に押印の定めがあればそれに従います。